Um nicht im Chaos zu versinken, hatte ich eine Idee. Daraus wurde folgender Plan:
Teil 1: Die Ordner für alle Kunden sind gleich!
Für jeden Kunden sind die Dateien in nur noch 8 Hauptordner gegliedert.
Die Struktur ist für alle Betriebe gleich!
Für jeden Betrieb ist die Odnerstruktur auch in der 2. Gliederungsebene weitgehend gleich.
Die Standard-Checklisten und -Dokumenten werden zusätzlich um betriebsbezogene Ordner und Dateien ergänzt.
Beispiel für einen Gastonomiebetrieb:
Gefährungsbeurteilungen zu Küche, Schankanlagen und Service.
Selbst in der 3. Gliederungsebene sind zahlreiche Ordner gleich!
Auch in der 3. Gliederungsebene sind zahlreiche Ordner für jeden Betrieb gleich.
Einzelne Ordner spiegeln die betriebs- und tätigkeitsspezifischen Belange wider, hier im MUSTER-Betrieb sind es Gastronomie-bezogene Themen.
Teil 2: Der Clou ist das Farbsystem!
Mithilfe des Farbsystem bewertet die externe Fachkraft für Arbeitssicherheit die einzelnen Ordner und die dort eingebetteten Dateien.
Damit wird der Status der Dokumente beschrieben.
Der Status berücksichtigt:
a) Hat der Kunde aktuelle Leerformulare und Informationen erhalten?
b) Hat der Kunde die Formulare ausgefüllt und an die Fachkraft für Arbeitssicherheit zurückgesendet?
c) Im Falle von forms-Formularen: Hat der Kunde die Ergebnis-pdf erhalten?
d) Wurden die Ergebnisse bewertet und wurden die Bewertungen (z.b. in Form einer Mail) an den Kunden gesendet und das Mail-pdf mit Datum im Ordner „Aufgaben + Mails“ abgelegt?
e) Ist damit die Vollständigkeit, die Richtigkeit und die Aktualität der Dokumente hergestellt?
Teil 3: Mit der Synchronisierung der Dateien von Betrieb und Fachkraft für Arbeitssicherheit wird eine verlässlicher Arbeitsschutz gewährleistet!
Bereits innerhalb der ersten zwei Wochen seit Projektstart konnte ich die Synchronisierung mit den ersten Kunden durchführen.
Es zeigt sich, dass ein vor-Ort-Gespräch beim Kunden die effiziente und erfolgreiche Methode darstellt.
Ein solches Gespräch dauert etwa 90 bis 120 Minuten.
Die ersten Kundenreaktionen waren (zu meinem Erstaunen) sehr positiv!!!
Offensichtlich besteht ein hoher Bedarf nach einem kompakten und zielgerichteten Vorgehen.
Die Kunden erwarten ein transparentes Verfahren, klare Terminabstimmung, effiziente Werkzeuge sowie eine Vollausstattung mit den erforderlichen Dokumenten.
Auf diese sinnvolle Weise erreichen wir mit relativ schlankem Aufwand das notwendige Ziel:
RECHTSSICHERHEIT UND PRÜFSICHERHEIT