🔐 Digitale Zusammenarbeit mit Nextcloud – So teilen wir Ihre Unterlagen sicher und effizient
Als Kunde von Arbeitssicherheit Hillebrand erhalten Sie nicht nur kompetente Beratung rund um den betrieblichen Arbeitsschutz, sondern auch einen strukturierten und jederzeit zugänglichen Zugriff auf Ihre Unterlagen – über einen sicheren Cloud-Dienst: NextCloud.
📂 Strukturierte Kundenordner, zentral zugänglich
Für jeden Kunden wird bei uns ein individueller, digitaler Kundenordner eingerichtet. Dieser enthält sämtliche Unterlagen zur Zusammenarbeit, wie etwa:
- Gefährdungsbeurteilungen
- Protokolle von ASA-Sitzungen
- Betriebsbegehungen
- Unterweisungsdokumente
- Maßnahmenverfolgung
- Arbeitsmedizinische Unterlagen
Diese Ordnerstruktur ist systematisch aufgebaut, stets aktuell und für Sie jederzeit verfügbar – direkt über einen geschützten Link mit Passwortzugang.
🤝 Gemeinsamer Zugriff und aktive Mitarbeit
Dank der NextCloud-Technologie ermöglichen wir Ihnen:
- Synchronen Zugriff auf dieselben Dokumente, die auch wir intern nutzen
- Gemeinsames Bearbeiten von Dateien – z. B. das Ergänzen von Unterlagen oder Kommentieren von Protokollen
- Die Möglichkeit, selbst Dateien hochzuladen – etwa interne Nachweise oder Fotos von Maßnahmenumsetzungen
So entsteht eine digitale Arbeitsplattform, die unsere Zusammenarbeit effizient, nachvollziehbar und rechtssicher gestaltet.
🔍 Warum wir NextCloud verwenden – und was es Ihnen bringt
NextCloud ist ein Cloud-Dienst, der sich durch besonders hohe Sicherheitsstandards auszeichnet. Im Gegensatz zu klassischen US-Diensten wie Dropbox oder Google Drive erfüllt NextCloud strenge europäische Datenschutzanforderungen.
✅ Die wichtigsten Funktionen von NextCloud:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nur autorisierte Personen können auf Ihre Daten zugreifen – auch NextCloud selbst nicht.
- Arbeitssicherheit Hillebrand autorisiert für jeden Kunden nur eine Person, den/die Ansprechpartner/in.
- Der/die Ansprechpartner/in kann betriebsintern natürlich jede Datei bzw. jedes Formular verteilen.
- Zugriffskontrolle: Jeder Link kann mit Passwort und Ablaufdatum geschützt werden.
- Synchronisierung in Echtzeit: Änderungen sind sofort für beide Seiten sichtbar.
- Versionshistorie: Frühere Dateistände bleiben nachvollziehbar.
- Dateianforderung (File Request): Sie können uns sicher Unterlagen zur Verfügung stellen.
🎯 Die Vorteile für Sie als Kunde:
- Kein E-Mail-Chaos mehr – alle Unterlagen zentral
- Zugriff von jedem Gerät, jederzeit – auch mobil
- DSGVO-konforme Datenhaltung auf Servern in Europa
- Höchste Vertraulichkeit bei sensiblen Informationen
- Zeitersparnis durch strukturierte Zusammenarbeit
🔧 So funktioniert’s in der Praxis
- Sie erhalten von uns einen personalisierten Freigabelink mit Passwort
- Sie greifen direkt auf Ihren Kundenordner zu – im Webbrowser oder über die kostenlose NextCloud-App
- Sie können Dokumente ansehen, herunterladen, hochladen oder gemeinsam bearbeiten
- Änderungen sind für beide Seiten sichtbar – revisionssicher und nachvollziehbar
🧾 Fazit
Mit NextCloud schaffen wir eine moderne, sichere und DSGVO-konforme Arbeitsumgebung für die Dokumentation Ihrer Arbeitsschutzprozesse. Die digitale Zusammenarbeit spart Zeit, vermeidet Missverständnisse – und bringt Struktur in Ihre Unterlagen.
Arbeitssicherheit Hillebrand richtet Ihren Kundenordner ein, in einer übersichtlichen Ordnerstruktur, mit allen benötigten Unterordnern und allen Dateien.
Arbeitssicherheit Hillebrand sendet Ihnen Ihre ausgefüllten CHECK-Listen als pdf mit Datumssstempel per Mail zurück.
Arbeitssicherheit Hillebrand kommentiert mit dieser Mail Ihre CHECK-Liste und speichert diese Kommentar-Mail als pdf im Ordner „Aufgaben + Mails“ ab. Damit verfügen Sie über einen laufenden Überblick zu offenen Punkten.