Die wichtigste Frage, die zum Start einer Mitarbeiterumfrage geklärt sein muss:
Wie gehe ich mit den Ergebnissen aus der Umfrage um?
Der vorliegende Artikel beschreibt einen Leitfaden mit einem beispielhaften Ablauf.
Jede Mitarbeiterbefragung muss betriebsspezifisch vorbereitet werden.
Am besten analysiert man die Umfragedaten in einem Mitarbeiter-Workshop.
Welche Arbeitsschritte müssen insgesamt für eine Umfrage vorbereitet werden?
Muster-Leitfaden zum Ablauf von Umfragen.
Die ROADMAP (beispielhafter Ablauf) im Überblick:
- Vorbereitung
- Umfrage an alle Beschäftigten senden
- Workshop beschließt die Hit-Liste der dringlichsten und wichtigsten Probleme
- Workshop übersetzt in “genaue Probleme”
- Workshop entwickelt mit Brainstorming konkrete Lösungsideen
- Workshop legt einen verbindlichen Aktionsplans mit Terminsetzung fest
- Wirkungskontrolle durch Wiederholung der Schritte 2-6
Step 1
Vorbereitung
Meeting des internen Ansprechpartners mit der Arbeitssicherheit
- Durchsprache aller Schritte der Roadmap
- Klärung aller Fragen, insbesondere zu Art und Bedeutung der Fragestellungen im Umfrageformular.
- Verwendung sinnvoller und erprobter Fragen, z.B. aus Publikationen der DGUV und Berufsgenossenschaften.
- Berücksichtigung betrieblicher Besonderheiten, z.B. Fokussierung auf Schwerpunkte, Ergänzung um tätigkeitsbezogene Aspekte.
- Segmentierung der Umfrage nach Tätigkeitsgruppen / Standorten / Organigramm u.ä.
- Testdurchlauf mit Führungskräften.
- Bei Bedarf Präsentation der Roadmap im Führungsgremium.
- Festlegung von Umfragestart, Rücksendetermin, Ort und Datum des nachfolgenden Workshops.
Step 2
Befragung der Mitarbeiter:innen
Durchführen der UMFRAGE
- Alle Mitarbeiter:innen einer Abteilung / Projektgruppe werden einbezogen.
- Die Mitarbeiter erhalten vom disziplinarisch Zuständigen (Abteilungs-, Projekt- oder Teamleiter) eine Mail mit kurzer Begründung, einer Bearbeitungsfrist von maximal 6 Werktagen und den Link, der zur Umfrage führt.
- Die Antworten aus den Microsoft FORMS Formularen liegen ausnahmslos anonym vor, siehe Foto.
Step 3
Gewichten der Rückläufe aus der Umfrage
Organisation eines Workshops gemeinsam mit Arbeitssicherheit
Zur Organisation des Workshops sind ein paar Dinge vorzubereiten:
- Materialien für Workshop erarbeiten (leere Tabellen: Alle Fragen / Hitliste / Genaue Probleme / Probleme-Lösungsideen / Lösungsideen-Maßnahmen).
- Externen Moderator festlegen (Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt oder Spezialisten).
- Maximal 5 Teilnehmer.
- 1 Ansprechpartner, 1 Abteilungs- bzw. Teamleiter plus 3 Delegierte aus dem Team einladen.
Die Antworten der Mitarbeiter werden zusammengestellt zu einer Fragenliste mit Häufigkeiten der Antwortausprägungen. Diese Fragen-Antworten-Liste wird im Workshop präsentiert und analysiert.
Die Teilnehmer des Workshop müssen in einem face-to-face-Meeting tagen, damit sie die folgenden Aufgaben zügig und mit guter Aufmerksamkeit erledigen können:
- Festlegen der Dringlichkeit. Arbeitsgrundlage ist die Liste mit allen Fragen-Antworthäufigkeiten: Die Antworten werden gekennzeichnet mit “Maßnahmen sind erforderlich dringend / bald / später / nein”.
- Festlegen der Wichtigkeit. Im nächsten Arbeitsschritt erfolgt die Entwicklung und Beschlussfassung einer Hit-Liste von maximal sechs Antworten mit der höchsten Wichtigkeit.
Step 4
Praxisbezogene Bewertung der Hitlisten-Themen
Fortsetzung des Workshops
Dieser Abschnitt der Bewertung verlangt hohe Konzentration und Kooperationsbereitschaft. Die Teilnehmer des Workshop “übersetzen” die formale Fragebogen-Sprache in ihre eigene Erlebens- und Sprachwelt.
Die Teilnehmer des Workshop benennen die “genauen Probleme”.
- Arbeitsgrundlage ist die Hit-Liste: Die Formulierungen des Fragebogens werden nun für die sechs dringlichsten und wichtigsten Probleme mit möglichst präzisen und tatsächlichen Problembeschreibungen konkretisiert.
- Der Moderator hat hier die wichtige Aufgabe, durch Nachfragen und Umformulierungen zu einer fundierten und konkreten Problembeschreibung zu gelangen.
- Gemeinsame Beschlussfassung: Die Dokumentation der konkreten Probleme wird durch gemeinsamen Beschluss besiegelt. Dieser Beschluss hat eine wichtige Signalwirkung für die Behandlung des Aktionsplans im obersten Entscheidungsgremiums.
Step 5
Entwicklung von Maßnahmen
Fortsetzung des Workshops
Die Teilnehmer des Workshop benennen zu jedem Problem ihre Lösungsideen.
Hier gelten die Regeln des Brainstorming, jeder Teilnehmer muss Ideen nennen, es dürfen nur konstruktive Hinweise formuliert werden.
- Arbeitsgrundlage ist die Problem-Liste: Zu jeder tatsächlichen Problembeschreibung werden Lösungsideen gesammelt.
- Der Moderator steuert das Brainstorming durch gekonnten Wechsel von Diskussion, einer Phase des Schweigens und Gedankennotierens und des “Einsammelns” der Notizen mit Sichtbarmachung für alle Teilnehmer.
- Gemeinsame Beschlussfassung: Die Dokumentation der sinnvollen Lösungsideen wird durch gemeinsamen Beschluss besiegelt. Dieser Beschluss hat eine wichtige Signalwirkung für die Behandlung des Aktionsplans im obersten Entscheidungsgremiums.
Step 6
Entwicklung des Aktionsplans
Fortsetzung des Workshops
- Übertragen der Liste der Lösungen in einen Aktionsplan.
- Festlegung der Realisierungstermine.
- Festlegung der für die Umsetzung operativ tätigen Person (Owner).
- Optional: Vorbereitung der Präsentation im Entscheidergremium (Wer trägt vor?)
- Gemeinsame Beschlussfassung: Der Aktionsplan wird durch gemeinsamen Beschluss besiegelt. Dieser Beschluss hat eine wichtige Signalwirkung für die Behandlung des Aktionsplans im obersten Entscheidungsgremium.
- Formulierung eines Entwurfs für die umfassende Information der betroffenen Mitarbeiter.
Step 7
Wirkungskontrolle
Wiederholung der UMFRAGE und Bewertung nach 3 – 12 Monaten
- Begehung und Nachschau durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit.
- Wiederholung der Steps 2-6 mit gleichlautendem Fragebogen.
- Dokumentation des Fortschritts im Arbeitsschutz.