Praxisnah beraten heißt für mich: hinschauen, Menschen einbeziehen, Aufgaben konkret formulieren und so lange dranbleiben, bis aus Anforderungen gelebter Arbeitsschutz wird.
Arbeitsschutz beginnt mit Menschen
Arbeitsschutz beginnt für mich nicht mit einem Formular und auch nicht mit einer Gefährdungsbeurteilung. Er beginnt mit einem Gespräch.
Wenn ich ein Unternehmen neu betreue, möchte ich zunächst die Menschen kennenlernen, mit denen ich künftig zusammenarbeiten werde. Dazu gehört vor allem die Geschäftsführung. Sie trägt die Verantwortung für den Arbeitsschutz und muss wissen, welche Aufgaben damit verbunden sind.
Mindestens ebenso wichtig ist aber eine zweite Person: meine feste Ansprechpartnerin oder mein fester Ansprechpartner im Unternehmen.
Ich nenne diese Funktion gerne das „Kniegelenk“ der Zusammenarbeit. Ich komme von außen, gebe Anregungen, stelle Fragen, liefere Vorlagen, fordere Unterlagen an und schlage Maßnahmen vor. Damit daraus im Unternehmen tatsächlich etwas entsteht, braucht es jemanden, der diese Impulse nach innen weiterträgt: Termine organisiert, Führungskräfte einbindet, Unterlagen beschafft, Beschäftigte zusammenbringt und dafür sorgt, dass vereinbarte Aufgaben nicht liegen bleiben.
Guter Arbeitsschutz funktioniert deshalb für mich vor allem durch eine verlässliche Zusammenarbeit zwischen Menschen.
1. Kennenlernen und Orientierung schaffen
Beim ersten Gespräch geht es noch nicht darum, möglichst viele Vorschriften abzuarbeiten. Ich möchte zunächst verstehen: Wie funktioniert dieses Unternehmen? Wer entscheidet? Wer organisiert? Wer kennt die betrieblichen Abläufe?
Gleichzeitig erkläre ich, was Arbeitsschutz im Alltag eines Unternehmens bedeutet. Dafür nutze ich häufig mein Programm Arbeitssicherheit – eine kompakte Übersicht der wesentlichen Themen und Aufgaben. Sie macht sichtbar, dass Arbeitsschutz nicht aus einer einzelnen Gefährdungsbeurteilung oder einer jährlichen Unterweisung besteht, sondern aus vielen miteinander verbundenen Aufgaben.
Damit entsteht bereits beim ersten Termin ein gemeinsames Bild davon, was vor uns liegt.
2. Raus aus dem Besprechungsraum – den Betrieb ansehen
Nach dem Gespräch möchte ich den Betrieb sehen.
Eine erste gemeinsame Begehung gehört deshalb für mich möglichst früh zur Betreuung. Büros, Werkstätten, Lager, Verkehrswege, Maschinen oder Arbeitsplätze erzählen häufig mehr über die tatsächliche Arbeitssituation als ein Ordner voller Dokumente.
Dabei geht es mir nicht darum, mit erhobenem Zeigefinger durch den Betrieb zu laufen und Fehler zu sammeln. Ich frage nach, lasse mir Tätigkeiten erklären und spreche mit den Menschen, die die Arbeit kennen.
Und wenn mir dabei etwas auffällt, sage ich es auch.
Manche Dinge lassen sich sofort verbessern. Andere müssen genauer untersucht werden. Nicht selten fasse ich die ersten Erkenntnisse anschließend noch einmal schriftlich zusammen. Damit entstehen bereits aus dem ersten Besuch konkrete nächste Schritte.
3. Eine Struktur schaffen, mit der beide Seiten arbeiten können
Spätestens danach beginnt der Teil des Arbeitsschutzes, der weniger sichtbar ist, aber entscheidend dafür wird, ob die Betreuung dauerhaft funktioniert: Wir brauchen Ordnung.
Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Betriebsanweisungen, Begehungsprotokolle, arbeitsmedizinische Vorsorge, Erste Hilfe, ASA-Sitzungen und viele weitere Themen erzeugen Dokumente und wiederkehrende Aufgaben.
Bei entsprechend großen Unternehmen biete ich deshalb eine gemeinsame digitale Dokumentenstruktur an. Beide Seiten arbeiten mit derselben Ablage und können erkennen, welche Unterlagen vorhanden sind und welche noch fehlen.
Das klingt zunächst nach Bürokratie. Für mich ist es das Gegenteil: Eine klare Struktur reduziert Bürokratie, weil nicht ständig gesucht, nachgefragt und neu begonnen werden muss.
4. Aus Beobachtungen wird konkreter Handlungsbedarf
Bei den folgenden Terminen gehen wir tiefer.
Größere Unternehmen lassen sich nicht in zwei Stunden verstehen. Deshalb folgen gegebenenfalls weitere Begehungen, Gespräche mit Führungskräften und die systematische Bearbeitung einzelner Themen.
Jetzt kommen auch Gefährdungsbeurteilungen, Checklisten und andere Arbeitsunterlagen ins Spiel. Ich stelle sie zur Verfügung, der Betrieb ergänzt sein Wissen über Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen, und anschließend werte ich die Ergebnisse fachlich aus.
Dabei ist mir ein Punkt besonders wichtig:
Ein ausgefülltes Formular ist noch keine Verbesserung des Arbeitsschutzes.
Entscheidend ist, was wir daraus machen.
5. Aus Erkenntnissen werden Aufgaben
Hier beginnt für mich der eigentlich praktische Teil meiner Arbeit.
Ich möchte dem Unternehmen nicht nur mitteilen, dass irgendwo „Handlungsbedarf besteht“. Das hilft demjenigen wenig, der am Montagmorgen entscheiden muss, was konkret zu tun ist.
Deshalb versuche ich, aus Erkenntnissen überschaubare Aufgaben zu machen:
Was muss verändert werden?
Wer sollte sich darum kümmern?
Welche Unterlagen fehlen?
Welche Personen müssen beteiligt werden?
Bis wann sollte etwas erledigt sein?
Und was ist wichtiger als etwas anderes?
Manchmal bedeutet das auch, unbequem zu werden. Ich fordere Unterlagen an, erinnere an Vereinbarungen, kommentiere zurückgesandte Dokumente und stelle die nächste Aufgabe.
Praxisnah heißt für mich deshalb nicht, möglichst wenig zu verlangen. Praxisnah heißt, Anforderungen so zu übersetzen, dass ein Unternehmen damit arbeiten kann.
6. Arbeitsschutz entsteht in einer Schleife
Damit entwickelt sich mit der Zeit eine Kommunikationsschleife.
Ich gebe einen Impuls. Der Betrieb arbeitet daran. Ich bekomme ein Dokument zurück, prüfe und kommentiere es. Daraus entsteht möglicherweise die nächste Aufgabe. Beim nächsten Termin sehen wir uns die Umsetzung an.
Mit der Geschäftsführung geschieht das punktuell, mit meiner festen Ansprechpartnerin oder meinem Ansprechpartner regelmäßig und – insbesondere in größeren Unternehmen – zusätzlich mit den jeweiligen Führungskräften.
Genau aus diesem Zusammenspiel entsteht eine kontinuierliche Betreuung.
Dabei möchte ich die Menschen nicht nur auf Defizite hinweisen. Fortschritt gehört genauso auf den Tisch.
Wenn eine Führungskraft ein Thema gut organisiert hat, sage ich das. Wenn eine Ansprechpartnerin inzwischen selbst erkennt, welche Unterlagen fehlen oder welche Maßnahmen erforderlich sind, ist das für mich ein wichtiger Erfolg.
Denn gute Arbeitsschutzberatung soll ein Unternehmen nicht dauerhaft unselbstständig machen. Sie soll Kompetenz im Unternehmen aufbauen.
7. Nach einiger Zeit muss man sehen können, was besser geworden ist
Eine solche Entwicklung geschieht nicht innerhalb weniger Wochen.
Nach ein oder zwei Jahren Zusammenarbeit sollte aber ein deutlicher Unterschied erkennbar sein: Gefährdungsbeurteilungen sind vorhanden, Unterweisungen werden organisiert, Termine werden eingehalten, Verantwortlichkeiten sind klarer und die Zahl der offenen Aufgaben nimmt ab.
Deshalb gehört für mich auch die Messbarkeit des Fortschritts zur Betreuung.
Im Jahresbericht schaue ich nicht nur zurück, was wir gemeinsam gemacht haben. Ich prüfe auch, welche erforderlichen Dokumente tatsächlich vorliegen, welche Themen bearbeitet wurden und wo noch Lücken bestehen.
Daraus kann ein Score entstehen, der zunächst durchaus unbequem sein kann. Aber eine Zahl macht sichtbar, was allgemeine Formulierungen häufig verschleiern.
Und besonders interessant wird sie im nächsten Jahr.
Denn dann können wir vergleichen.
Aus „Wir müssten im Arbeitsschutz noch einiges tun“ wird: „Das haben wir erledigt. Dort sind wir besser geworden. Und diese Aufgaben liegen noch vor uns.“
Arbeitsschutz muss im Unternehmen ankommen
Am Ende besteht meine Arbeit deshalb nicht darin, möglichst viele Dokumente zu produzieren.
Ich möchte Geschäftsführung, Ansprechpartner und Führungskräfte dabei unterstützen, Arbeitsschutz Schritt für Schritt in ihre betriebliche Organisation einzubauen.
Dazu gehören Fachwissen und Rechtskenntnis. Aber ebenso wichtig sind Kommunikation, Beharrlichkeit, klare Aufgaben und manchmal auch ein wenig Humor.
Denn Arbeitsschutz funktioniert nicht auf meinem Schreibtisch.
Er funktioniert erst dann, wenn die Menschen im Unternehmen ihn umsetzen.