Auch in Büro- und Dienstleistungsunternehmen ist Arbeitsschutz eine gesetzliche Arbeitgeberpflicht. Obwohl hier meist keine schweren Maschinen oder gefährlichen Produktionsverfahren eingesetzt werden, können Bildschirmarbeit, ungünstige Arbeitsplatzgestaltung, organisatorische Belastungen und unzureichende Arbeitsbedingungen die Gesundheit der Beschäftigten beeinträchtigen.
Ob Unternehmensverwaltung, Finanzdienstleistung, Versicherung, Buchhaltung oder Rechtsanwaltskanzlei: Entscheidend ist, die tatsächlichen Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen systematisch zu beurteilen und geeignete Schutzmaßnahmen umzusetzen.
Besondere Bedeutung haben dabei die ergonomische Gestaltung der Bildschirmarbeitsplätze, die Arbeitsorganisation, psychomentale Belastungen sowie die sichere Gestaltung von Homeoffice und mobilem Arbeiten.
01 | Arbeitgeberpflichten
Auch in Büro- und Dienstleistungsunternehmen gelten die grundlegenden Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes. Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbedingungen beurteilen, erforderliche Schutzmaßnahmen festlegen und deren Wirksamkeit kontrollieren. Die überwiegend sitzende Tätigkeit und das vergleichsweise geringe Unfallrisiko entbinden nicht von diesen Pflichten.
Zu den wesentlichen Aufgaben gehören:
Gefährdungsbeurteilung: Systematische Beurteilung der Tätigkeiten und Arbeitsplätze, insbesondere der Bildschirmarbeit, der Arbeitsumgebung, der Arbeitsorganisation und psychischer Belastungen im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes.
Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: Geeignete Bildschirmgeräte, Arbeitsmöbel, Beleuchtung und Umgebungsbedingungen unter Berücksichtigung der Arbeitsstättenverordnung.
Unterweisung: Beschäftigte müssen bei Aufnahme ihrer Tätigkeit und danach erforderlichenfalls, mindestens jedoch jährlich, über die relevanten Gefährdungen und Schutzmaßnahmen unterwiesen werden.
Organisation des Arbeitsschutzes: Zuständigkeiten festlegen, erforderliche Maßnahmen koordinieren und die sicherheitstechnische sowie arbeitsmedizinische Betreuung entsprechend den geltenden Vorschriften sicherstellen.
Arbeitsmedizinische Vorsorge: Beschäftigten bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten die vorgeschriebene Angebotsvorsorge ermöglichen.
Dokumentation und Wirksamkeitskontrolle: Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmen dokumentieren, deren Umsetzung verfolgen und bei Veränderungen der Arbeitsbedingungen überprüfen.
Diese Pflichten gelten unabhängig davon, ob Beschäftigte im klassischen Büro, im Homeoffice oder mobil arbeiten. Art und Umfang der Schutzmaßnahmen richten sich nach den tatsächlichen Arbeitsbedingungen, der jeweiligen Arbeitsform und den ermittelten Gefährdungen.
02 | Welche besonderen Gefährdungen bestehen bei Büroarbeit?
Büroarbeit gilt als vergleichsweise ungefährlich. Dennoch können ungünstige Arbeitsbedingungen zu gesundheitlichen Beschwerden, Leistungsbeeinträchtigungen und langfristigen Belastungen führen. Besonders relevant sind:
Ergonomie und Körperhaltung: Langes Sitzen, Bewegungsmangel, ungeeignete Bürostühle, falsch eingestellte Arbeitstische und ungünstig angeordnete Bildschirmgeräte können Beschwerden des Muskel-Skelett-Systems begünstigen.
Sehbelastung und Blendung: Reflexionen auf Bildschirmen, ungeeignete Beleuchtung, störendes Tageslicht und unzureichend korrigierte Sehprobleme können die Bildschirmarbeit erschweren und zu visueller Ermüdung führen.
Raumklima und Luftqualität: Hohe Raumtemperaturen, trockene Luft, unzureichende Lüftung oder Zugluft können das Wohlbefinden und die Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen.
Lärm und Störungen: Gespräche, Telefonate, Videokonferenzen und andere Geräuschquellen können insbesondere bei konzentrierter Wissensarbeit zu erheblichen Arbeitsunterbrechungen führen.
Psychomentale Belastungen: Zeitdruck, häufige Unterbrechungen, hohe Informationsdichte, unklare Zuständigkeiten, widersprüchliche Anforderungen und mangelnde Handlungsspielräume können Fehlbeanspruchungen begünstigen.
Arbeitsorganisation und Arbeitszeit: Dauerhafte Erreichbarkeit, fehlende Erholungspausen, überlange Arbeitszeiten und unzureichende Abstimmung von Aufgaben und Ressourcen können die Gesundheit beeinträchtigen.
Homeoffice und mobiles Arbeiten: Ungeeignete Arbeitsplätze, fehlende ergonomische Ausstattung, ungünstige Lichtverhältnisse und die Vermischung von Arbeit und Privatleben können zusätzliche Belastungen verursachen.
Unfall- und Sicherheitsgefährdungen: Stolperstellen durch Kabel, ungeeignete Verkehrswege, elektrische Betriebsmittel, blockierte Fluchtwege sowie unzureichende Brandschutzorganisation bleiben auch im Büro relevante Gefährdungen.
Welche dieser Gefährdungen tatsächlich bestehen und welche Maßnahmen erforderlich sind, muss anhand der konkreten Arbeitsbedingungen ermittelt und beurteilt werden.
03 | HILLEBRAND-CHECK: Arbeitsschutz im Büro
Wie gut ist der Arbeitsschutz in Ihrem Büro organisiert? Prüfen Sie anhand dieser acht Fragen, ob wesentliche Gefährdungen und Schutzmaßnahmen berücksichtigt sind.
Hinweis: Dieser Kurzcheck dient der ersten Orientierung. Er ersetzt keine betriebliche Gefährdungsbeurteilung. Nicht erfüllte Prüfpunkte sollten überprüft und erforderlichenfalls durch geeignete Maßnahmen bearbeitet werden. Die angekreuzten Antworten werden nicht gespeichert oder übertragen.
04 | Welche Vorschriften und Regeln gelten für Büro- und Dienstleistungsunternehmen?
Auch für Büro- und Dienstleistungsunternehmen gelten verbindliche gesetzliche Anforderungen und konkretisierende Arbeitsschutzregeln. Besonders relevant sind:
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Grundpflichten des Arbeitgebers, Gefährdungsbeurteilung, Schutzmaßnahmen, Unterweisung und Dokumentation. Dazu gehört auch die Beurteilung psychischer Belastungen bei der Arbeit.
Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Anforderungen an die Gestaltung und den Betrieb von Arbeitsstätten einschließlich Bildschirmarbeitsplätzen. Der Anhang enthält insbesondere Regelungen zu Beleuchtung, Raumklima, Bewegungsflächen und Bildschirmarbeit.
Technische Regeln für Arbeitsstätten (ASR): Konkretisieren die Arbeitsstättenverordnung, beispielsweise ASR A1.2 (Raumabmessungen und Bewegungsflächen), ASR A3.4 (Beleuchtung und Sichtverbindung) und ASR A3.5 (Raumtemperatur).
DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention: Grundlegende Anforderungen an die betriebliche Prävention, Unterweisung und Organisation des Arbeitsschutzes.
DGUV Vorschrift 2 – Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit: Regelt die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung der Unternehmen.
Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV): Regelt unter anderem die Angebotsvorsorge bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten.
DGUV Information 215-410 – Bildschirm- und Büroarbeitsplätze: Praxisorientierte Hinweise zur ergonomischen und sicheren Gestaltung von Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen.
Welche Anforderungen im Einzelnen anzuwenden sind, richtet sich nach den betrieblichen Tätigkeiten, der Arbeitsumgebung und den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung.
05 | Wo finden Arbeitgeber weiterführende Fachinformationen?
Die grundlegenden Anforderungen und Methoden werden in unseren Fachbeiträgen ausführlicher erläutert:
Gefährdungsbeurteilung im Arbeitsschutz: Gefährdungen systematisch ermitteln, bewerten und geeignete Maßnahmen festlegen.
Unterweisungen im Arbeitsschutz: Beschäftigte tätigkeitsbezogen informieren und die Durchführung nachvollziehbar dokumentieren.
Arbeitsschutz organisieren und steuern: Verantwortlichkeiten festlegen, Betreuung organisieren und die Umsetzung von Maßnahmen überwachen.
Dokumentation im Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilungen, Protokolle und Nachweise strukturiert führen.
Ergänzend sind für Büro- und Dienstleistungsunternehmen insbesondere die Fachthemen Bildschirmarbeit, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Beleuchtung und Blendung, Raumklima sowie psychomentale Belastungen relevant.
Branchenspezifische Informationen und Arbeitshilfen bieten außerdem die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) sowie die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) mit ihren Informationen zur sicheren und gesundheitsgerechten Gestaltung von Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen.
06 | Wie unterstützt Arbeitssicherheit Hillebrand Büro- und Dienstleistungsunternehmen?
Arbeitssicherheit Hillebrand unterstützt Büro- und Dienstleistungsunternehmen bei der systematischen Organisation und praktischen Umsetzung des betrieblichen Arbeitsschutzes.
Unsere Leistungen umfassen insbesondere:
Gefährdungsbeurteilungen: Ermittlung und Bewertung der Gefährdungen bei Bildschirmarbeit, Büroorganisation, Homeoffice und mobilem Arbeiten sowie psychomentalen Belastungen.
Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: Arbeitsschutzfachliche Beratung zu Bildschirmarbeitsplätzen, Büromöblierung, Beleuchtung, Blendschutz, Raumklima und Lärmbelastung.
Unterweisungen: Erstellung praxisbezogener Unterweisungsunterlagen und Unterstützung bei der Unterweisung der Beschäftigten.
Arbeitsschutzorganisation: Beratung zu Verantwortlichkeiten, arbeitsmedizinischer Vorsorge, Dokumentation und Wirksamkeitskontrolle.
Sicherheitstechnische Betreuung: Laufende Betreuung als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Unterstützung bei einzelnen Projekten.
Unser Ansatz: Arbeitsschutz muss sich an den tatsächlichen Arbeitsbedingungen orientieren. Gerade bei Büro- und Dienstleistungsunternehmen kommt es darauf an, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsorganisation und die Erfahrungen der Beschäftigten sinnvoll miteinander zu verbinden.
Sie betreiben ein Büro- oder Dienstleistungsunternehmen? Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen des betrieblichen Arbeitsschutzes praxisnah, wirtschaftlich und nachvollziehbar umzusetzen.