Unterweisungen sind ein zentrales Instrument des betrieblichen Arbeitsschutzes. Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmaßnahmen und betriebliche Regeln können nur wirksam werden, wenn Beschäftigte wissen, welche Gefährdungen bei ihrer Arbeit bestehen, welche Schutzmaßnahmen gelten und wie sie sich sicher verhalten sollen.
Unterweisungen müssen deshalb verständlich, tätigkeitsbezogen und praxisnah sein. Beschäftigte im Büro benötigen andere Inhalte als Beschäftigte in einer Werkstatt, einer Küche oder im Außendienst. Entscheidend ist nicht eine möglichst allgemeine Standardunterweisung, sondern die Vermittlung der für die tatsächliche Tätigkeit relevanten Gefährdungen und Schutzmaßnahmen.
Auf dieser Seite finden Sie einen Überblick: Welche Anforderungen gelten für Unterweisungen? Was erwarten Arbeitsschutzbehörden und Unfallversicherungsträger? Wann sind digitale Unterweisungen sinnvoll – und wie lassen sich Inhalte, Wissensprüfung und Dokumentation zu einem wirksamen Unterweisungssystem verbinden?
01 – Wann und warum müssen Beschäftigte unterwiesen werden?
Der Arbeitgeber muss Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen. Die Unterweisung muss auf den jeweiligen Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit ausgerichtet sein. Sie ist insbesondere bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder neuer Technologien erforderlich und muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst werden.
Darüber hinaus sind Unterweisungen regelmäßig zu wiederholen. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Wiederholung mindestens einmal jährlich. Entscheidend ist dabei nicht allein die Einhaltung eines Termins: Ändern sich Tätigkeiten, Arbeitsverfahren oder Gefährdungen, muss auch die Unterweisung entsprechend angepasst werden.
Unterweisung verbindet Gefährdungsbeurteilung und betriebliche Praxis: Die ermittelten Gefährdungen und festgelegten Schutzmaßnahmen müssen bei den Beschäftigten ankommen. Sie sollen wissen, was gilt, warum es gilt und wie sie sich bei ihrer konkreten Tätigkeit sicher verhalten.
→ Mehr erfahren: Unterweisung im Arbeitsschutz – Pflichten, Zeitpunkt und Wiederholung
02 – Was muss eine wirksame Unterweisung leisten?
Eine Unterweisung soll Beschäftigte nicht nur informieren, sondern dazu befähigen, Gefährdungen zu erkennen und Schutzmaßnahmen im Arbeitsalltag richtig anzuwenden. Dafür müssen die Inhalte verständlich, konkret und auf die tatsächlichen Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen abgestimmt sein.
Eine wirksame Unterweisung vermittelt deshalb nicht nur, was zu beachten ist, sondern auch warum eine Regel oder Schutzmaßnahme erforderlich ist und wie sie praktisch umgesetzt wird. Gute Unterweisungen verbinden Grundlagenwissen mit typischen Gefährdungen, konkreten Beispielen und klaren Handlungsregeln.
Entscheidend ist nicht die Unterschrift unter einer Teilnehmerliste, sondern dass die Inhalte verstanden wurden und sicheres Handeln unterstützen. Eine geeignete Wissensüberprüfung kann zusätzlich helfen, das Verständnis nachvollziehbar festzustellen und zu dokumentieren.
→ Mehr erfahren: Was macht eine gute Unterweisung im Arbeitsschutz aus?
03 – Was erwarten Behörden und Prüfer heute?
Bei einer Arbeitsschutzprüfung geht es nicht nur darum, ob Unterweisungen stattgefunden haben. Entscheidend ist auch, ob das Unternehmen die Unterweisung systematisch organisiert hat: Sind die Inhalte für die jeweiligen Tätigkeiten geeignet? Werden die erforderlichen Beschäftigten erreicht? Sind Durchführung und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert?
Mit der gesetzlichen Mindestbesichtigungsquote von jährlich mindestens 5 % der Betriebe gewinnt die betriebliche Arbeitsschutzorganisation zusätzlich an Bedeutung. Im Blick der Aufsicht stehen dabei insbesondere die Gefährdungsbeurteilung, Verantwortlichkeiten, Unterweisungen, Dokumentation und die praktische Umsetzung des Arbeitsschutzes.
Eine Teilnehmer- oder Unterschriftenliste dokumentiert zunächst die Teilnahme – sie belegt aber noch nicht die Qualität und Wirksamkeit der Unterweisung. Unternehmen sollten deshalb nachvollziehbar zeigen können, wer wann zu welchen tätigkeitsbezogenen Inhalten unterwiesen wurde und wie die Durchführung dokumentiert ist.
→ Mehr erfahren: Was prüfen Arbeitsschutzbehörden bei Unterweisungen?
04 – Warum reicht eine Unterschriftenliste allein nicht aus?
Eine Unterschriftenliste kann dokumentieren, wer an einer Unterweisung teilgenommen hat und wann sie stattgefunden hat. Sie sagt jedoch wenig darüber aus, welche Inhalte vermittelt wurden, ob diese zur tatsächlichen Tätigkeit passten und ob die Beschäftigten die wesentlichen Schutzmaßnahmen verstanden haben. Genau diesen Unterschied stellt auch unser Unterweisungssystem heraus.
Eine belastbare Dokumentation sollte deshalb die Unterweisung selbst nachvollziehbar machen: Wer wurde wann zu welchem Thema und auf Grundlage welcher Inhalte unterwiesen? Bei digitalen Unterweisungen können zusätzlich Modul und Version sowie das Ergebnis einer Wissensabfrage dokumentiert werden. Das schafft einen deutlich aussagekräftigeren Nachweis als die Teilnehmerunterschrift allein.
Nicht die Unterschrift schafft Sicherheit – sondern verstandene Inhalte. Die Dokumentation weist die Unterweisung nach; ihre eigentliche Aufgabe besteht darin, Beschäftigte zu sicherem und gesundheitsgerechtem Handeln zu befähigen.
→ Mehr erfahren: Unterweisung dokumentieren – was sollte ein guter Nachweis enthalten?
05 – Tätigkeitsbezogen statt „ein Film für alle“
Unterweisungen müssen zu den tatsächlichen Tätigkeiten und Gefährdungen der Beschäftigten passen. Eine allgemeine Standardunterweisung für die gesamte Belegschaft kann diese Anforderung häufig nicht erfüllen: Beschäftigte im Büro sind anderen Gefährdungen ausgesetzt als Mitarbeitende in einer Küche, im Lager, in der Haustechnik oder im Außendienst.
Deshalb folgt unser Unterweisungssystem einer modularen, tätigkeitsbezogenen Struktur. Für unterschiedliche Arbeitsbereiche stehen eigenständige Unterweisungsmodule zur Verfügung – beispielsweise für Büro- und Bildschirmarbeit, Homeoffice, Gastronomie und Küche, Hotellerie, Lager und Logistik, Elektrotechnik oder handwerkliche Tätigkeiten. Je nach Arbeitsplatz können mehrere Module miteinander kombiniert werden.
Nicht ein Film für alle – sondern die passenden Inhalte für die jeweilige Tätigkeit. So erhalten Beschäftigte genau die Informationen und Handlungsregeln, die sie für ihre konkrete Arbeit benötigen.
→ Unterweisungsmodule und Tätigkeitsbereiche ansehen
06 – Digitale Unterweisung: Was ist zulässig und sinnvoll?
Unterweisungen müssen nicht grundsätzlich als klassische Präsenzveranstaltung durchgeführt werden. Viele Inhalte können auch digital vermittelt werden.
Entscheidend ist nicht das Medium, sondern dass die Unterweisung verständlich, tätigkeitsbezogen, wirksam und nachvollziehbar dokumentiert wird.
Digitale Unterweisungen eignen sich besonders für Inhalte, bei denen Wissen, Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln vermittelt werden. Bei praktischen Tätigkeiten oder besonderen Gefährdungen kann dagegen eine ergänzende persönliche Einweisung oder praktische Unterweisung vor Ort erforderlich beziehungsweise sinnvoll sein. Digital und Präsenz schließen sich deshalb nicht aus, sondern können sich gezielt ergänzen.
Ein gutes digitales System bietet darüber hinaus organisatorische Vorteile: Beschäftigte können Unterweisungen zeitlich flexibel und unabhängig von gemeinsamen Schulungsterminen durchführen. Inhalte lassen sich standardisiert bereitstellen, wiederholen und mit Wissensabfrage sowie Dokumentation verbinden.
Digitalisierung ersetzt nicht die Verantwortung des Arbeitgebers – sie kann ihm aber helfen, Unterweisungen wirksam, einheitlich und nachvollziehbar zu organisieren.
→ Mehr erfahren: Digitale Unterweisung im Arbeitsschutz – Möglichkeiten und Grenzen
07 – Das Unterweisungssystem von Hillebrand
Das Unterweisungssystem von Arbeitssicherheit Hillebrand verbindet fachlich fundierte Inhalte mit digitaler Wissensvermittlung, Wissensüberprüfung und nachvollziehbarer Dokumentation. Die Unterweisungen sind modular aufgebaut und können passend zu den tatsächlichen Tätigkeiten und Gefährdungen eines Unternehmens zusammengestellt werden.
Jedes Unterweisungsthema folgt einer einheitlichen Systematik: Eine ausführliche Langfassung vermittelt und vertieft das erforderliche Wissen. Ein professionell aufbereiteter Unterweisungsfilm erklärt die wesentlichen Inhalte verständlich und praxisnah. Anschließend überprüft ein Wissensquiz, ob die zentralen Aussagen verstanden wurden. Teilnahme und Ergebnis werden dokumentiert und durch einen entsprechenden Nachweis bzw. ein Zertifikat ergänzt.
Damit entsteht mehr als eine Sammlung von Schulungsfilmen: ein vollständiges, modular erweiterbares Unterweisungssystem, das fachliche Qualität, verständliche Vermittlung und die organisatorischen Anforderungen des Arbeitgebers miteinander verbindet.
Lesen → Sehen → Verstehen → Wissen prüfen → Nachweisen.
→ Das Unterweisungssystem und die verfügbaren Module kennenlernen
08 – Module, Trailer und konkrete Einsatzbereiche
Das Unterweisungssystem ist modular aufgebaut. Unternehmen wählen nicht aus einem starren Gesamtpaket, sondern erhalten die Unterweisungen, die zu ihren Arbeitsplätzen und Tätigkeiten passen. Dazu gehören beispielsweise Module für Büro- und Bildschirmarbeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten, Projekt- und Softwarearbeit, Küche und Lebensmittelverarbeitung, Service, Catering und Eventlogistik, Hotellerie, Elektrotechnik sowie Notfallorganisation.
In einem Unternehmen können dabei unterschiedliche Module nebeneinander erforderlich sein. So benötigt beispielsweise ein Hotel für Rezeption, Housekeeping, Küche, Verwaltung und Haustechnik jeweils andere Inhalte. Die Module lassen sich deshalb entsprechend der betrieblichen Tätigkeitsstruktur auswählen und miteinander kombinieren.
Zu ausgewählten Unterweisungen stellen wir kurze Trailer bereit. Sie vermitteln vorab einen unmittelbaren Eindruck von Inhalt, Sprache und Qualität der jeweiligen Unterweisung. So können Unternehmen bereits vor der Auswahl beurteilen, wie ihre Beschäftigten angesprochen werden und wie die Inhalte vermittelt werden.
Die Tätigkeit bestimmt den Inhalt – das Modulsystem stellt die passende Unterweisung bereit.
So funktioniert ein Unterweisungsmodul
Jedes Unterweisungsmodul verbindet vier aufeinander abgestimmte Elemente – von der ausführlichen Wissensgrundlage bis zum dokumentierten Abschluss.
01 LANGTEXT
Fachlich fundiertes Unterweisungsmaterial zum Lesen und Nachschlagen.
02 VIDEO
Die wesentlichen Inhalte verständlich, anschaulich und praxisnah vermittelt.
03 WISSENSQUIZ
Praxisbezogene Fragen prüfen, ob die zentralen Inhalte verstanden wurden.
04 ZERTIFIKAT
Der erfolgreiche Abschluss wird individuell dokumentiert und nachvollziehbar nachgewiesen.
Verfügbare Unterweisungsmodule
Das Unterweisungssystem umfasst derzeit 12 fertiggestellte Unterweisungsthemen mit 13 verfügbaren Modulen. Die Module können entsprechend den Tätigkeiten und Arbeitsbereichen eines Unternehmens einzeln ausgewählt und miteinander kombiniert werden. Für ausgewählte Module stehen kurze Trailer zur Verfügung.
Büro & moderne Arbeitsformen
Büro- & Bildschirmarbeit ▶ Trailer ansehen
Büro- & Bildschirmarbeit – English
Homeoffice & mobiles Arbeiten ▶ Trailer ansehen
Projekt- & Softwarearbeit
Gastronomie & Hotellerie
Küche & Lebensmittelverarbeitung ▶ Trailer ansehen
Servier- & Kellnertätigkeit ▶ Trailer ansehen
Catering & Eventlogistik ▶ Trailer ansehen
Hygiene & HACCP ▶ Trailer ansehen
Hotellerie – Gesamtbetrieb
Besondere Tätigkeiten & Gefährdungen
Psychomentale Belastung / Arbeiten im öffentlichen Raum
Elektrotechnik
Notfallmanagement & Erste-Hilfe-Organisation
09 – Dokumentation, Wissensprüfung und Nachweis
Eine gute Unterweisung endet nicht mit dem letzten gesprochenen Satz. Der Arbeitgeber muss nachvollziehbar dokumentieren können, wer wann zu welchem Thema unterwiesen wurde. Bei digitalen Unterweisungen lässt sich dieser Nachweis systematisch mit dem jeweiligen Modul und seiner Versionsnummer verbinden.
Das Unterweisungssystem von Hillebrand ergänzt die Wissensvermittlung durch eine digitale Wissensprüfung. Je nach Modul beantworten die Beschäftigten praxis- und tätigkeitsbezogene Fragen zu den vermittelten Inhalten. Vorgesehen ist eine Bestehensgrenze von 75 Prozent; bei Nichtbestehen kann die Wissensprüfung wiederholt werden.
Nach erfolgreichem Abschluss werden Teilnahme, Ergebnis und Zeitpunkt dokumentiert. Der Beschäftigte erhält einen individuellen Nachweis bzw. ein Zertifikat; für den Betrieb steht zusätzlich eine digitale tabellarische Teilnahmedokumentation zur Verfügung. Damit bleiben Thema, Version, Teilnahmezeitpunkt und Ergebnis nachvollziehbar verfügbar.
Unterweisen → Verständnis prüfen → Teilnahme dokumentieren → Nachweis sichern.
→ Mehr erfahren: Wissensprüfung und Dokumentation digitaler Unterweisungen
10 – FAQ & weiterführende Beiträge
Rund um die Unterweisung im Arbeitsschutz entstehen in der betrieblichen Praxis immer wieder konkrete Fragen: Sind digitale Unterweisungen zulässig? Wie häufig muss unterwiesen werden? Was bedeutet „tätigkeitsbezogen“? Reicht ein digitales Zertifikat als Nachweis? Wann ist zusätzlich eine praktische Einweisung erforderlich?
In unserem FAQ-Bereich beantworten wir die wichtigsten Fragen zu Recht und Zulässigkeit, Inhalten und Qualität, Organisation, Dokumentation, Datenschutz und Technik. Weiterführende Fachbeiträge vertiefen einzelne Themen und geben Arbeitgebern und Verantwortlichen konkrete Orientierung für die betriebliche Umsetzung.
So entsteht Schritt für Schritt eine Wissensplattform rund um die betriebliche Unterweisung – von den gesetzlichen Grundlagen über die praktische Durchführung bis zur digitalen Organisation und Dokumentation.
Kurz nachlesen, gezielt vertiefen und anschließend die passende Lösung für den eigenen Betrieb auswählen.
→ FAQ zu Unterweisungen ansehen
→ Alle Fachbeiträge zum Thema Unterweisung
Unterweisungssystem für Ihr Unternehmen
Welche Unterweisungen ein Unternehmen benötigt, hängt von den Tätigkeiten, Gefährdungen und betrieblichen Strukturen ab.
Deshalb stellen wir das Unterweisungssystem passend für Ihr Unternehmen zusammen – vom einzelnen Modul bis zur Kombination mehrerer tätigkeitsbezogener Unterweisungen.
Sie erhalten fachlich aufbereitete Unterweisungsinhalte, professionelle Unterweisungsfilme, Wissensprüfung und dokumentierten Teilnahmenachweis in einem einheitlichen System. Die Module können von den Beschäftigten zeitlich flexibel über Smartphone, Tablet oder Computer genutzt werden.
Sie möchten wissen, welche Unterweisungsmodule für Ihr Unternehmen sinnvoll sind?
Wir beraten Sie bei der Auswahl und stellen Ihnen eine passende Modulkombination zusammen.