Persönliche Erfahrung, digitale Prozesse und KI sinnvoll miteinander verbinden
Arbeitsschutz ist und bleibt eine Beratungsaufgabe. Betriebliche Situationen müssen verstanden, Gefährdungen beurteilt und gemeinsam mit den Verantwortlichen praktikable Lösungen entwickelt werden.
Die Art, wie diese Arbeit vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert wird, hat sich jedoch grundlegend verändert.
Digitale Werkzeuge und Künstliche Intelligenz sind für mich deshalb kein Zusatz zu einer ansonsten traditionellen Arbeitsweise. Sie sind inzwischen Bestandteil vieler Arbeitsprozesse – von der ersten Idee über Recherche und Ermittlung bis zur Dokumentation, Kommunikation und Wissensvermittlung.
Richtig eingesetzt, beschleunigt Digitalisierung nicht nur Arbeitsabläufe. Sie beschleunigt Denkprozesse, ermöglicht die Verknüpfung von Informationen und verbessert die Qualität der Ergebnisse.
Dabei gilt für alle eingesetzten Systeme ein weiterer Grundsatz:
Digitalisierung braucht Datenschutz.
01 – KI unterstützt das Denken – sie ersetzt nicht die fachliche Verantwortung
ChatGPT setze ich bei praktisch allen Aufgaben ein, bei denen eine KI-Unterstützung fachlich und praktisch sinnvoll ist.
Das beginnt bei der Strukturierung einer Fragestellung und reicht über Recherchen und fachliche Gegenprüfungen bis zur Formulierung von Stellungnahmen, Gefährdungsbeurteilungen, Kundeninformationen, E-Mails, Formularen und Fachbeiträgen.
Auch bei der Weiterentwicklung meiner Website, der Vernetzung vorhandener Wissensinhalte und der Entwicklung neuer digitaler Arbeitsprozesse unterstützt mich KI.
Dabei entsteht ein Zusammenspiel:
Berufserfahrung und fachliche Beurteilung → KI-gestützte Analyse und Strukturierung → fachliche Kontrolle → praktische Umsetzung.
KI entscheidet dabei nicht über die Sicherheit eines Arbeitsplatzes und übernimmt keine Verantwortung. Die fachliche Bewertung und Verantwortung verbleiben bei mir als Fachkraft für Arbeitssicherheit.
02 – Ein Beispiel: Aus einem Gedanken wird ein Arbeitsschutzprozess
Ein praktisches Beispiel zeigt besser als jede Softwareliste, was ich unter digitaler Arbeitsweise verstehe.
Ausgangspunkt ist zunächst nur ein Gedanke:
Die Übertragung von Arbeitsschutzpflichten auf Führungskräfte ist für die Wirksamkeit der Arbeitsschutzorganisation wichtig. Sind meine Kunden darüber ausreichend informiert?
Das Thema wurde möglicherweise bereits bei Betriebsbegehungen oder in Beratungsgesprächen angesprochen. Aber wurde seine Bedeutung tatsächlich verstanden? Sind bestehende Regelungen noch aktuell? Und wie kann ich das Thema so vermitteln, dass ein Geschäftsführer es in Ruhe nachvollziehen und anschließend handeln kann?
Hier beginnt der digitale Arbeitsprozess.
Gemeinsam mit ChatGPT entwickle ich aus dem fachlichen Ausgangsgedanken einen strukturierten Wissensbeitrag. Rechtsgrundlagen, Verantwortungsstrukturen, Aufgaben, Befugnisse und Grenzen der Pflichtenübertragung werden systematisch aufbereitet und anschließend von mir fachlich geprüft.
Der fertige Beitrag wird Bestandteil des Wissensbereichs meiner Website und dort mit anderen Themen der Arbeitsschutzorganisation vernetzt.
Anschließend werden diejenigen betreuten Unternehmen ausgewählt, für deren Größe und Führungsstruktur das Thema relevant ist. Auch die individuelle Kundeninformation per E-Mail wird mit KI-Unterstützung entwickelt.
Der Kunde erhält damit nicht einfach ein Formular, sondern zunächst Wissen und einen konkreten Anlass, die eigene Organisation zu überprüfen. Im Beitrag stehen anschließend ein Muster als PDF und eine bearbeitbare Word-Datei zur Verfügung.
Und wenn daraus eine konkrete betriebliche Fragestellung entsteht, endet der digitale Prozess dort, wo persönliche Beratung sinnvoll wird:
„Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie die Pflichten und Befugnisse in Ihrem Unternehmen sinnvoll geregelt werden sollten.“
Das ist für mich Digitalisierung im Arbeitsschutz: Ein fachlicher Gedanke wird schneller zu Wissen, aus Wissen wird Kommunikation und aus Kommunikation kann konkrete betriebliche Verbesserung entstehen.
03 – Gemeinsame Dokumentation in der Nextcloud
Für mittlere und größere Kunden richte ich einen eigenen Bereich in meiner Nextcloud ein.
Eine definierte Ordnerstruktur bildet die wesentlichen Bereiche der Zusammenarbeit ab. Der Kunde erhält entsprechende Zugriffs- und Bearbeitungsrechte und kann Unterlagen selbst einstellen. Umgekehrt stehen die im Rahmen der Betreuung erarbeiteten Dokumente dort zentral zur Verfügung.
Damit entsteht kein unübersichtlicher Austausch immer neuer Dateiversionen per E-Mail, sondern eine gemeinsame digitale Arbeits- und Dokumentationsstruktur.
Aus Dokumentation wird Steuerungsinformation
Die strukturierte Ablage dient nicht nur dazu, Dokumente wiederzufinden. Ordner und Dokumente können zusätzlich nach ihrem Bearbeitungsstand gekennzeichnet werden – beispielsweise als noch offen, in Bearbeitung oder erledigt.
Diese Statusinformationen nutze ich auch für meine Jahresauswertung. Die vorhandenen und bearbeiteten Elemente werden systematisch erfasst und gewichtet. Daraus entsteht ein Score zum aktuellen Stand der Arbeitsschutzorganisation.
Die Kennzahl allein ist dabei nicht das Ziel. Entscheidend ist die anschließende fachliche Bewertung: Wo bestehen noch Lücken? Welche Themen haben besonderes Verbesserungspotenzial? Und welche Aufgaben sollten im kommenden Betreuungszeitraum priorisiert werden?
So wird aus einer digitalen Dokumentenstruktur ein Instrument für die kontinuierliche Weiterentwicklung des betrieblichen Arbeitsschutzes.
Die Ordnerstruktur (oberste Ebene) in der NextCloud von Arbeitssicherheit Hillebrand mit Verschlagwortung.
04 – Gefährdungen digital ermitteln
Für viele Gefährdungsbeurteilungen nutze ich Microsoft Forms als Ermittlungsinstrument.
Dabei unterscheide ich zwischen CHECK und UMFRAGE.
Beim CHECK werden betriebliche Sachverhalte strukturiert mit einer geeigneten Ansprechperson ermittelt. Bei der UMFRAGE werden Beschäftigte unmittelbar einbezogen, wenn ihre Wahrnehmungen und Erfahrungen für die Beurteilung erforderlich sind.
Auch hier gilt:
Das digitale Formular ist nicht die Gefährdungsbeurteilung.
Es liefert Informationen. Auffälligkeiten werden anschließend konkretisiert, fachlich bewertet und erforderlichenfalls durch Besichtigung, Gespräch, Messung oder Workshop vertieft.
05 – Von der Befragung zum Aktionsplan
Besonders weit reicht die Digitalisierung bei Projekten zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen sowie bei Befragungen zu Arbeitsplatz und Arbeitsumgebung.
Mit dem CARRERA-Verfahren werden Befragungsergebnisse strukturiert ausgewertet. Auffälligkeiten und Freitextangaben werden herausgearbeitet und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
Aber auch hier endet Digitalisierung nicht mit einer Statistik.
Die Ergebnisse werden in einen Workshop überführt. Probleme werden konkret formuliert und priorisiert, Lösungsmöglichkeiten entwickelt und schließlich Maßnahmen, Verantwortliche und Termine festgelegt.
Digital ermitteln und analysieren – gemeinsam verstehen und verbessern.
06 – Digitales Lernen: von der Unterweisung bis zum Nachweis
Die fachlichen Inhalte der Unterweisungsmodule werden mit KI-Unterstützung entwickelt und aufbereitet. Aus den Langtexten entstehen mit HeyGen videobasierte Lerninhalte. Die zugehörigen Verständnisfragen und Quiz können wiederum mit ChatGPT entwickelt werden.
Bereitgestellt werden die Lerninhalte über akademie.erfolgspaket.com.
Nach der Bearbeitung werden die erforderlichen Quiz- und Ergebnisdaten geschützt verarbeitet und auf der entsprechenden Serverinfrastruktur gespeichert. Aus den Ergebnissen kann schließlich der dokumentierte Nachweis beziehungsweise das Zertifikat entstehen.
Damit reicht die digitale Kette von der Entwicklung des Wissensinhalts über seine multimediale Vermittlung und Lernerfolgskontrolle bis zum dokumentierten Ergebnis.
07 – Datenschutz ist kein Zusatzmodul
Digitale Arbeitsprozesse funktionieren nur dann sinnvoll, wenn auch geregelt ist, welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und wer darauf zugreifen darf. Datenschutz gehört deshalb für mich zur digitalen Arbeitsweise und wird nicht erst nachträglich ergänzt.
Ein Beispiel ist die gemeinsame Dokumentation in meiner IONOS Managed Nextcloud. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit IONOS. Die Verarbeitung erfolgt nach den zugrunde liegenden technischen und organisatorischen Maßnahmen innerhalb der EU bzw. des EWR.
Der Zugriff auf die Nextcloud ist geschützt und erfolgt ausschließlich für berechtigte Benutzer. Die Datenübertragung ist verschlüsselt. Für die einzelnen betreuten Unternehmen bestehen getrennte Kunden- und Ordnerstrukturen mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Kundendaten werden damit logisch voneinander getrennt und nicht global freigegeben.
Auch Verfügbarkeit und technische Sicherheit sind Bestandteil dieses Konzepts. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Datensicherung, redundante Systeme, Firewall- und DDoS-Schutz, Monitoring sowie regelmäßige Sicherheitsupdates.
Datenschutz bedeutet für mich deshalb nicht, auf digitale Möglichkeiten zu verzichten. Er bedeutet, digitale Werkzeuge bewusst auszuwählen und Datenverarbeitung, Zugriffsrechte und technische Schutzmaßnahmen von Anfang an mitzudenken.
Digitale Arbeitsweise bedeutet auch, sich Gedanken darüber zu machen, welche Daten wo verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und wie sie geschützt werden.
08 – Digital, weil es die Arbeit besser macht
Ich digitalisiere meine Arbeit nicht, weil digitale Werkzeuge modern wirken.
Ich nutze sie, weil sie mir ermöglichen, schneller auf Fragestellungen meiner Kunden zu reagieren, Wissen besser zu vernetzen, Sachverhalte gründlicher zu analysieren und Ergebnisse nachvollziehbarer zu dokumentieren.
Künstliche Intelligenz erweitert diese Möglichkeiten erheblich. Sie kann Informationen strukturieren, Zusammenhänge sichtbar machen, Varianten entwickeln und Kommunikation beschleunigen.
Aber sie kennt den Betrieb nicht.
Sie sieht nicht, ob eine konkrete Schutzmaßnahme in der Praxis funktioniert. Sie übernimmt keine Verantwortung für eine fachliche Beurteilung. Und sie ersetzt nicht das Gespräch mit den Menschen im Unternehmen.
Deshalb bleibt der Grundsatz meiner Arbeitsweise:
Digital denken. Strukturiert arbeiten. Persönlich beraten.
Sie möchten Arbeitsschutz einfacher und digitaler organisieren?
Schildern Sie mir kurz Ihr Anliegen. Ich melde mich persönlich bei Ihnen.