Eine Gefährdungsbeurteilung beginnt mit der Ermittlung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen. Doch wie gewinnt man die dafür notwendigen Informationen?
Nicht jede Gefährdung lässt sich auf dieselbe Weise ermitteln.
Ob eine Maschine über eine erforderliche Schutzeinrichtung verfügt, ob ein Verkehrsweg ausreichend breit ist oder ob an einer Absturzkante eine Sicherung vorhanden ist, lässt sich in der Regel objektiv feststellen.
Andere Arbeitsbedingungen erschließen sich dagegen nicht allein durch Beobachtung. Ob Beschäftigte häufig bei ihrer Arbeit unterbrochen werden, widersprüchliche Anforderungen erleben, eine Software als belastend empfinden oder sich durch ihre Arbeitsorganisation überfordert fühlen, wissen zunächst vor allem die Beschäftigten selbst.
Damit stellt sich bereits bei der Ermittlung eine methodische Grundfrage:
Woher kommt die Information, die ich für die Gefährdungsbeurteilung benötige?
Für meine Arbeit unterscheide ich deshalb zwei grundlegende Wege der Ermittlung:
CHECK – wenn Arbeitsbedingungen, Tätigkeiten und vorhandene Schutzmaßnahmen strukturiert mit einer geeigneten betrieblichen Ansprechperson ermittelt werden können.
UMFRAGE – wenn Erfahrungen und Wahrnehmungen der betroffenen Beschäftigten selbst eine notwendige Erkenntnisquelle sind.
Beide Verfahren dienen der Ermittlung. Sie unterscheiden sich jedoch darin, wer die erforderlichen Informationen liefern kann und auf welchem Weg diese Informationen gewonnen werden.
Fachliche Grundlage: Dieser Beitrag orientiert sich an den gesetzlichen Anforderungen zur Gefährdungsbeurteilung und an den fachlichen Grundlagen und Handlungsempfehlungen der DGUV und der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).
Praxisbeispiel UMFRAGE – psychische Belastungen:
Ein typischer Anwendungsfall für die Methode UMFRAGE ist die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Mit CARRARA werden die Erfahrungen und Wahrnehmungen der Beschäftigten anonym ermittelt, strukturiert ausgewertet und anschließend in einem moderierten Workshop zu konkreten Maßnahmen weiterentwickelt.
Lesen Sie hier, wie CARRARA von der Befragung bis zur wirksamen Maßnahme führt →
01 Ermitteln ist nicht dasselbe wie beurteilen
Eine der wichtigsten methodischen Unterscheidungen bei der Gefährdungsbeurteilung ist die Trennung zwischen Ermitteln und Beurteilen.
Bei der Ermittlung werden zunächst Informationen über die tatsächlichen Arbeitsbedingungen gesammelt. Dabei können Gefährdungen unmittelbar erkennbar sein – häufig entstehen aber zunächst nur Hinweise auf mögliche Gefährdungen oder Belastungen.
Ein einfaches Beispiel ist die Bildschirmarbeit: Gibt eine Beschäftigte in einer Umfrage an, dass sie an ihrem Arbeitsplatz durch Blendung beeinträchtigt wird, ist damit noch nicht abschließend festgestellt, wodurch die Blendung verursacht wird und welche Maßnahme erforderlich ist.
Die Antwort ist zunächst ein Hinweis. Dieser muss gegebenenfalls konkretisiert werden: Wie steht der Bildschirm zum Fenster? Wann tritt die Blendung auf? Ist ein geeigneter Sonnenschutz vorhanden? Handelt es sich um direkte Blendung oder um störende Reflexionen auf dem Bildschirm?
Erst auf Grundlage dieser zusätzlichen Informationen kann die Situation fachlich beurteilt und können geeignete Maßnahmen festgelegt werden.
Ein Fragebogen liefert Informationen – keine fertige Gefährdungsbeurteilung
Das gilt unabhängig davon, ob die Informationen mit einem CHECK oder einer UMFRAGE erhoben werden. Ein ausgefülltes Formular ist zunächst ein Ermittlungsinstrument.
Je nach Ergebnis kann eine weitere Konkretisierung erforderlich sein – zum Beispiel durch eine Besichtigung, ein Gespräch, eine Messung oder einen Workshop.
Der methodische Ablauf lautet deshalb:
Ermitteln → Konkretisieren und Vertiefen → Beurteilen → Maßnahmen festlegen → Verantwortlichkeit und Termin bestimmen → Maßnahmen umsetzen → Wirksamkeit kontrollieren
Merksatz: Das Formular ist ein Ermittlungsinstrument – nicht die Gefährdungsbeurteilung selbst.
02 Der CHECK – strukturiert betriebliches Wissen ermitteln
Der CHECK ist für die meisten Themen der Gefährdungsbeurteilung die geeignete Methode zur Ermittlung. Er wird eingesetzt, wenn die notwendigen Informationen über Arbeitsbedingungen, Tätigkeiten, Arbeitsmittel und bereits vorhandene Schutzmaßnahmen durch eine geeignete betriebliche Ansprechperson zuverlässig beschrieben werden können.
Das kann beispielsweise eine Führungskraft, ein Verantwortlicher für einen Arbeitsbereich oder eine andere Person sein, die die tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse ausreichend kennt.
Der CHECK ist mehr als eine Checkliste
Der Begriff CHECK darf nicht mit einem bloßen Abhaken vorgegebener Fragen verwechselt werden.
Die Fragen geben vielmehr eine systematische Struktur für die Ermittlung vor. Sie sorgen dafür, dass relevante Gefährdungen und Schutzmaßnahmen nicht nur aufgrund spontaner Beobachtungen betrachtet, sondern nach einer fachlich vorbereiteten Systematik abgefragt werden.
In meiner Beratungspraxis erfolgt diese strukturierte Ermittlung überwiegend über Microsoft Forms, bei einzelnen Themen auch mit Excel.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Fragen zu stellen. Entscheidend ist, mit den richtigen Fragen festzustellen:
- Welche Arbeitsbedingungen und Tätigkeiten liegen tatsächlich vor?
- Welche Gefährdungen können daraus entstehen?
- Welche Schutzmaßnahmen sind bereits vorhanden?
- Wo bestehen erkennbare Defizite oder offene Fragen?
- Welche Angaben müssen anschließend vor Ort überprüft oder weiter konkretisiert werden?
Ein CHECK nutzt vorhandenes betriebliches Wissen
Ein wesentlicher Vorteil des CHECK besteht darin, dass vorhandenes betriebliches Wissen systematisch erschlossen wird.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit muss nicht jede Information selbst durch eine Besichtigung erheben. Gleichzeitig wird die Gefährdungsbeurteilung nicht allein auf allgemeine Annahmen oder Standardlösungen gestützt. Die tatsächlichen Verhältnisse des jeweiligen Unternehmens bilden die Grundlage.
Der CHECK verbindet damit fachlich vorbereitete Fragestellungen mit dem konkreten Wissen aus dem Betrieb.
Wann ist der CHECK die richtige Methode?
Der CHECK eignet sich insbesondere für Sachverhalte, bei denen Arbeitsbedingungen und Schutzmaßnahmen von einer sachkundigen betrieblichen Ansprechperson beschrieben und gegebenenfalls anschließend überprüft werden können.
Das betrifft beispielsweise Fragen zur Arbeitsorganisation, zu Arbeitsstätten und Verkehrswegen, zu Arbeitsmitteln, elektrischen Gefährdungen, Gefahrstoffen, Brandschutz oder zur betrieblichen Arbeitsschutzorganisation.
Zeigt eine Antwort eine mögliche Gefährdung oder bleibt ein Sachverhalt unklar, endet die Bearbeitung nicht mit dem Formular. Der CHECK zeigt dann, wo genauer hingesehen werden muss.
Eine Besichtigung, ein Gespräch, die Prüfung von Unterlagen oder gegebenenfalls eine Messung kann die notwendige Vertiefung liefern.
Der CHECK strukturiert die Ermittlung – die fachliche Beurteilung folgt aus den gewonnenen Informationen.
03 Die UMFRAGE – Beschäftigte als Erkenntnisquelle
Nicht alle Arbeitsbedingungen lassen sich zuverlässig durch eine einzelne betriebliche Ansprechperson beschreiben. Bei bestimmten Fragestellungen sind die Erfahrungen und Wahrnehmungen der betroffenen Beschäftigten selbst eine notwendige Erkenntnisquelle.
Dann kommt die UMFRAGE zum Einsatz.
Manche Arbeitsbedingungen muss man die Beschäftigten selbst fragen
Eine Führungskraft kann beispielsweise Auskunft darüber geben, welche Arbeitsmittel eingesetzt werden, wie Arbeitsabläufe organisiert sind oder welche Schutzmaßnahmen im Betrieb vorgesehen sind.
Sie kann aber nicht zuverlässig für ihre Beschäftigten beantworten, ob diese häufig bei ihrer Arbeit unterbrochen werden, Zeitdruck erleben, Informationen fehlen, eine Software als hinderlich empfinden oder bestimmte Arbeitsbedingungen als belastend wahrnehmen.
Solche Informationen entstehen aus der unmittelbaren Erfahrung bei der täglichen Arbeit. Wer diese Arbeitsbedingungen untersuchen möchte, muss deshalb die Menschen einbeziehen, die ihnen tatsächlich ausgesetzt sind.
Die UMFRAGE macht unterschiedliche Erfahrungen sichtbar
Ein weiterer Unterschied zum CHECK besteht darin, dass eine UMFRAGE nicht nur das Wissen einer einzelnen Ansprechperson erschließt. Sie ermöglicht es, die Erfahrungen mehrerer oder vieler Beschäftigter systematisch zusammenzuführen.
Dadurch können Muster sichtbar werden.
Wenn eine einzelne Person beispielsweise über häufige Arbeitsunterbrechungen berichtet, kann dies eine individuelle Situation sein. Wenn dagegen ein erheblicher Teil einer Arbeitsgruppe dieselbe Erfahrung beschreibt, entsteht ein Hinweis darauf, dass möglicherweise Arbeitsorganisation, Informationswege oder betriebliche Abläufe genauer untersucht werden müssen.
Die UMFRAGE dient damit nicht nur dazu, einzelne Antworten zu sammeln. Sie ermöglicht es, Häufigkeiten, Gemeinsamkeiten und Auffälligkeiten zu erkennen.
Wo setzen wir UMFRAGEN ein?
Ein typischer Anwendungsbereich ist die Bildschirm- und Büroarbeit. Beschäftigte können beispielsweise Hinweise auf Blendung, ungünstige Arbeitsplatzverhältnisse, störende Umgebungsbedingungen oder ergonomische Probleme geben.
Eine besondere Bedeutung hat die UMFRAGE bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Viele der hierfür relevanten Arbeitsbedingungen – etwa Arbeitsintensität, Unterbrechungen, Informationsfluss, Handlungsspielräume, Zusammenarbeit oder widersprüchliche Anforderungen – lassen sich ohne die Erfahrungen der Beschäftigten nur unzureichend erfassen.
Je nach betrieblicher Fragestellung können auch spezielle Themen untersucht werden, beispielsweise Homeoffice, Software-Ergonomie, körperliche Belastungen oder Belastungen durch Videokonferenzen.
Eine UMFRAGE misst nicht die „Zufriedenheit“
Im Arbeitsschutz ist eine Mitarbeiterbefragung nicht einfach eine allgemeine Meinungs- oder Zufriedenheitsumfrage.
Gefragt wird gezielt nach Arbeitsbedingungen und möglichen Belastungsfaktoren. Entscheidend ist deshalb bereits bei der Entwicklung des Fragebogens, welche Sachverhalte untersucht werden sollen und wie die Fragen formuliert werden.
Die UMFRAGE ist somit ein systematisches Ermittlungsinstrument der Gefährdungsbeurteilung – keine Abstimmung darüber, ob den Beschäftigten ihr Arbeitsplatz gefällt.
Auch eine UMFRAGE liefert zunächst Hinweise
Wie beim CHECK gilt: Eine Antwort oder ein auffälliges Befragungsergebnis ist nicht automatisch eine abschließend beurteilte Gefährdung.
Die Ergebnisse zeigen vielmehr, wo genauer hingesehen werden sollte.
Je nach Thema kann die weitere Konkretisierung durch eine Arbeitsplatzbesichtigung, ein Gespräch, eine vertiefende Auswertung oder einen Workshop erfolgen.
Gerade bei psychischen Belastungen ist dieser Schritt von besonderer Bedeutung: Auffällige Befragungsergebnisse müssen gemeinsam verstanden, konkrete Probleme beschrieben und anschließend geeignete Maßnahmen entwickelt werden.
Die UMFRAGE macht die Erfahrungen der Beschäftigten systematisch zugänglich – die fachliche Bearbeitung beginnt mit den Ergebnissen, sie endet dort nicht.
04 Wann reicht ein Fragebogen nicht aus?
CHECK und UMFRAGE ermöglichen eine strukturierte Ermittlung. Doch nicht jede Antwort liefert bereits alle Informationen, die für eine fachliche Beurteilung erforderlich sind.
Manche Antworten sind eindeutig. Andere werfen neue Fragen auf.
Genau dann beginnt die zweite Ebene der Ermittlung: Ein zunächst erkannter Sachverhalt muss konkretisiert und vertieft werden.
Vom Hinweis zur konkreten Fragestellung
Ein Fragebogen kann beispielsweise zeigen, dass Beschäftigte über Blendung klagen, häufige Arbeitsunterbrechungen erleben oder Schwierigkeiten mit einer bestimmten Software haben.
Damit ist ein Problem erkannt – aber häufig noch nicht ausreichend beschrieben.
Bei einer gemeldeten Blendung muss beispielsweise geklärt werden, wann und wodurch sie entsteht. Bei häufigen Arbeitsunterbrechungen stellt sich die Frage, wodurch diese verursacht werden. Und bei Problemen mit einer Software muss genauer untersucht werden, welche Arbeitsschritte Schwierigkeiten bereiten und welche Folgen daraus entstehen.
Aus einer allgemeinen Auffälligkeit wird dadurch eine konkrete Fragestellung, die untersucht werden kann.
Die Methode richtet sich nach der offenen Frage
Für diese Vertiefung gibt es nicht ein einziges Verfahren. Entscheidend ist, welche Information noch fehlt.
Eine Besichtigung ist geeignet, wenn tatsächliche räumliche oder technische Verhältnisse betrachtet werden müssen.
Ein Gespräch kann Zusammenhänge klären, die sich aus einer Antwort allein nicht erschließen.
Eine Messung kann erforderlich sein, wenn beispielsweise Lärm, Beleuchtung oder andere messbare Einflussgrößen beurteilt werden sollen.
Ein Workshop eignet sich insbesondere dann, wenn mehrere Beschäftigte ähnliche Probleme beschreiben und gemeinsam geklärt werden soll, was genau dahintersteht und welche Veränderungen sinnvoll sind.
CHECK und UMFRAGE stehen deshalb nicht in Konkurrenz zu Besichtigung, Gespräch, Messung oder Workshop. Die Methoden können aufeinander aufbauen und sich gegenseitig ergänzen.
Nicht jede Auffälligkeit braucht eine weitere Untersuchung
Umgekehrt wäre es falsch, jede Antwort grundsätzlich durch eine zusätzliche Untersuchung bestätigen zu wollen.
Ist ein Sachverhalt eindeutig beschrieben und reichen die vorhandenen Informationen für eine fachliche Beurteilung aus, kann unmittelbar weitergearbeitet werden.
Vertieft wird dort, wo für die Beurteilung noch Informationen fehlen oder Unsicherheiten bestehen.
Damit bleibt die Gefährdungsbeurteilung sowohl systematisch als auch praktikabel: Es wird nicht alles untersucht, was theoretisch untersucht werden könnte, sondern das, was zur Klärung einer konkreten Fragestellung erforderlich ist.
Ermittlung ist ein Erkenntnisprozess
Die Ermittlung einer Gefährdung muss deshalb nicht aus einem einzigen Schritt bestehen.
Sie kann mit einem CHECK oder einer UMFRAGE beginnen, zu einer Auffälligkeit führen und anschließend durch eine andere Methode vertieft werden. Neue Erkenntnisse können wiederum weitere Fragen auslösen.
So entsteht schrittweise ein ausreichend genaues Bild der tatsächlichen Arbeitsbedingungen.
Die richtige Methode ist nicht diejenige, die möglichst viele Daten erzeugt. Richtig ist die Methode, die die Informationen liefert, die für die nächste fachliche Entscheidung benötigt werden.
05 Was kann eine Befragung messen – und was nicht?
Eine Befragung erfasst nicht unmittelbar die Arbeitsbedingungen selbst. Sie erfasst zunächst, wie Beschäftigte ihre Arbeitsbedingungen erleben, wahrnehmen und beschreiben.
Diese Unterscheidung ist methodisch wichtig.
Wenn viele Beschäftigte beispielsweise angeben, bei ihrer Arbeit häufig unterbrochen zu werden, ist damit zunächst festgestellt, dass Arbeitsunterbrechungen von den Beschäftigten wahrgenommen und berichtet werden. Warum diese entstehen, wie sie sich auf die Arbeit auswirken und welche organisatorischen Ursachen dahinterstehen, muss gegebenenfalls anschließend untersucht werden.
Wahrnehmung ist keine Messung – aber eine wichtige Information
Subjektive Wahrnehmungen sind nicht dasselbe wie eine technische Messung. Das macht sie jedoch nicht weniger bedeutsam.
Bei vielen Arbeitsbedingungen ist gerade die Wahrnehmung der Beschäftigten eine notwendige Erkenntnisquelle. Arbeitsintensität, Informationsfluss, Unterbrechungen, Zusammenarbeit, Handlungsspielräume oder die Bedienbarkeit einer Software lassen sich nicht vollständig von außen beobachten.
Die Beschäftigten verfügen hier über Erfahrungswissen, das für die Gefährdungsbeurteilung erschlossen werden muss.
Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, ob eine Information „subjektiv“ oder „objektiv“ ist. Entscheidend ist, welche Erkenntnisquelle für die jeweilige Fragestellung geeignet ist.
Gute Fragen beziehen sich auf Arbeitsbedingungen
Eine arbeitsschutzbezogene UMFRAGE sollte möglichst nach konkreten Arbeitsbedingungen und Situationen fragen.
Methodisch ungünstig wäre beispielsweise eine sehr allgemeine Frage wie:
„Sind Sie mit Ihrer Arbeit zufrieden?“
Die Antwort kann von zahlreichen persönlichen und betrieblichen Faktoren beeinflusst werden und liefert nur wenige Hinweise darauf, was konkret verändert werden müsste.
Aussagekräftiger sind Fragen, die sich auf beobachtbare oder wiederkehrende Arbeitssituationen beziehen: Kommt es häufig zu Arbeitsunterbrechungen? Fehlen notwendige Informationen? Müssen mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden? Gibt es widersprüchliche Anforderungen?
Je konkreter der untersuchte Sachverhalt beschrieben wird, desto besser können die Ergebnisse später interpretiert und in konkrete Fragestellungen übersetzt werden.
Fragen dürfen das Ergebnis nicht vorwegnehmen
Auch die Formulierung einer Frage beeinflusst die Qualität der gewonnenen Informationen.
Fragen sollten verständlich, eindeutig und möglichst neutral formuliert sein. Sie dürfen eine gewünschte Antwort nicht nahelegen und sollten nach Möglichkeit nur einen Sachverhalt gleichzeitig untersuchen.
Eine Frage wie „Ist Ihre Software langsam, kompliziert und störanfällig?“ vermischt beispielsweise mehrere unterschiedliche Aspekte. Eine Antwort darauf lässt nicht erkennen, worin das eigentliche Problem besteht.
Eine methodisch sauber aufgebaute Befragung versucht deshalb, unterschiedliche Sachverhalte voneinander zu trennen und gezielt zu erfassen.
Einzelne Antworten und gemeinsame Muster unterscheiden
Auch bei der Auswertung muss differenziert werden.
Die Antwort einer einzelnen Person kann einen wichtigen Hinweis enthalten. Sie beschreibt jedoch zunächst deren individuelle Erfahrung.
Wenn sich dagegen bestimmte Antworten innerhalb einer Arbeitsgruppe oder eines Unternehmens häufen, werden gemeinsame Muster und Auffälligkeiten sichtbar. Gerade diese Muster können Hinweise auf Arbeitsbedingungen geben, die nicht nur einzelne Beschäftigte betreffen.
Dabei darf auch eine Minderheit nicht automatisch als bedeutungslos betrachtet werden. Eine geringe Zahl von Nennungen kann auf einen speziellen Arbeitsbereich, eine bestimmte Tätigkeit oder eine besondere Beschäftigtengruppe hinweisen, die genauer betrachtet werden sollte.
Befragungsergebnisse müssen interpretiert werden
Prozentwerte, Mittelwerte oder Diagramme sprechen nicht für sich selbst.
Sie zeigen, wo Auffälligkeiten bestehen können. Die fachliche Aufgabe besteht anschließend darin, diese Ergebnisse im Zusammenhang mit den tatsächlichen Arbeitsbedingungen zu verstehen.
Dabei können Freitextangaben zusätzliche Hinweise geben. Gespräche, Besichtigungen oder Workshops können helfen, Ursachen und Zusammenhänge genauer zu bestimmen.
Eine gute Auswertung beantwortet deshalb nicht nur die Frage:
„Wo gibt es viele auffällige Antworten?“
Sie führt zur wesentlich wichtigeren Frage:
„Was genau steckt hinter dieser Auffälligkeit – und was müssen wir verändern?“
Eine Befragung liefert keine fertigen Lösungen. Sie macht Erfahrungen, Muster und Auffälligkeiten sichtbar und schafft damit die Grundlage für die weitere fachliche Bearbeitung.
06 Psychische Belastungen – wenn die UMFRAGE erst der Anfang ist
Bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen zeigt sich besonders deutlich, warum eine UMFRAGE allein noch keine fertige Gefährdungsbeurteilung liefert.
Mit einer Befragung können Arbeitsbedingungen systematisch untersucht und auffällige Belastungsfaktoren sichtbar gemacht werden. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch häufig erst mit der Auswertung der Ergebnisse.
Psychische Belastung bedeutet nicht psychische Erkrankung
Der Begriff „psychische Belastung“ wird im Arbeitsschutz anders verwendet als in der Alltagssprache. Er bedeutet nicht, dass Beschäftigte psychisch krank oder bereits gesundheitlich beeinträchtigt sind.
Mit psychischer bzw. mentaler Belastung sind vielmehr Einflüsse und Anforderungen der Arbeit gemeint, die auf den Menschen einwirken.
Dazu gehören beispielsweise Arbeitsintensität und Arbeitsunterbrechungen, Informationsfluss und Zusammenarbeit, aber auch Bedingungen der Arbeitsumgebung wie etwa Raumklime, Lärmbelästigung und Lichtverhältnisse.
Psychische Belastung ist zunächst wertneutral. Entscheidend ist, wie Arbeitsbedingungen gestaltet sind und ob daraus Gefährdungen für die Beschäftigten entstehen.
Von Prozentwerten zu konkreten Problemen
Angenommen, eine Befragung zeigt, dass ein erheblicher Teil der Beschäftigten häufige Arbeitsunterbrechungen erlebt.
Damit ist eine Auffälligkeit erkannt. Für eine geeignete Maßnahme reicht diese Information jedoch noch nicht aus.
Denn hinter dem gleichen Befragungsergebnis können völlig unterschiedliche Ursachen stehen: Telefonanrufe, spontane Rückfragen von Kollegen, Kundenkontakte, fehlende Informationen, unklare Zuständigkeiten, technische Störungen oder eine ungünstige Organisation der Arbeitsabläufe.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:
„Wo zeigt die Befragung Auffälligkeiten?“
Sondern:
„Was genau geschieht bei der täglichen Arbeit und wodurch entsteht die Belastung?“
Freitexte helfen, Auffälligkeiten zu verstehen
Neben den standardisierten Fragen können Freitextangaben wichtige zusätzliche Informationen liefern.
Beschäftigte können dort Situationen beschreiben, Zusammenhänge erläutern oder Probleme benennen, die durch vorgegebene Antwortmöglichkeiten nicht ausreichend erfasst werden.
Freitexte ersetzen die systematische Auswertung nicht. Sie können aber helfen, auffällige Ergebnisse inhaltlich besser zu verstehen und Fragestellungen für die weitere Bearbeitung zu entwickeln.
Der Workshop macht aus Auffälligkeiten bearbeitbare Probleme
Bei komplexeren psychischen Belastungen ist deshalb häufig ein Workshop mit Beschäftigten der nächste sinnvolle Schritt.
Im Workshop geht es nicht darum, die Befragung noch einmal zu wiederholen. Die bereits erkannten Auffälligkeiten werden vielmehr konkretisiert.
- Was genau ist das Problem?
- In welchen Situationen tritt es auf?
- Welche Arbeitsabläufe oder organisatorischen Bedingungen spielen dabei eine Rolle?
- Welche Themen sind besonders wichtig und sollten zuerst bearbeitet werden?
Aus einer statistischen Auffälligkeit entsteht dadurch eine konkrete und gemeinsam verstandene Problembeschreibung.
Erst ein genau beschriebenes Problem ermöglicht gute Maßnahmen
Diese Konkretisierung ist entscheidend für die Qualität der späteren Maßnahmen.
Die Feststellung „zu viele Arbeitsunterbrechungen“ führt leicht zu allgemeinen Forderungen wie „bessere Organisation“ oder „mehr Ruhe schaffen“. Solche Maßnahmen bleiben häufig wirkungslos, weil das zugrunde liegende Problem nicht genau genug beschrieben wurde.
Wird dagegen deutlich, wer wodurch, wann und bei welchen Tätigkeiten unterbrochen wird, können gezielte Lösungen entwickelt werden.
Erst danach werden Maßnahmen festgelegt, priorisiert und mit Verantwortlichkeiten und Terminen versehen. Anschließend muss überprüft werden, ob die Maßnahmen tatsächlich zu einer Verbesserung geführt haben.
Aus einer Befragung wird ein strukturierter Verbesserungsprozess
Damit entsteht bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen eine nachvollziehbare Prozesskette:
UMFRAGE → Auswertung → Auffälligkeiten erkennen → konkretisieren → priorisieren → Lösungen entwickeln → Maßnahmen festlegen → Verantwortliche und Termine bestimmen → umsetzen → Wirksamkeit kontrollieren
Die UMFRAGE ist also nicht das Ende der Gefährdungsbeurteilung. Sie ist der systematische Einstieg in einen betrieblichen Erkenntnis- und Verbesserungsprozess.
Für diesen Prozess nutze ich ein eigenes strukturiertes Verfahren: CARRARA.
CARRARA führt die Ergebnisse der Befragung Schritt für Schritt von der Auffälligkeit über die Problembeschreibung bis zum konkreten Aktionsplan und zur Wirksamkeitskontrolle.
07 CARRARA – von der Befragung zum Aktionsplan
Eine Mitarbeiterbefragung kann sehr genau zeigen, wo Beschäftigte auffällige Arbeitsbedingungen erleben.
Doch Unternehmen stehen anschließend häufig vor der schwierigeren Frage:
Was machen wir jetzt mit den Ergebnissen?
Genau an dieser Stelle setzt CARRARA an.
CARRARA ist ein strukturiertes Verfahren, mit dem die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung systematisch ausgewertet, Auffälligkeiten konkretisiert und in bearbeitbare Probleme, Lösungsideen und einen verbindlichen Aktionsplan überführt werden.
Die Befragung liefert den Ausgangspunkt
Am Anfang steht die UMFRAGE.
Die Beschäftigten beantworten strukturierte Fragen zu ihren Arbeitsbedingungen. Dabei können beispielsweise Auffälligkeiten bei Arbeitsintensität, Arbeitsunterbrechungen, Informationsfluss, Zusammenarbeit, Handlungsspielräumen oder anderen psychischen bzw. mentalen Arbeitsbelastungen sichtbar werden.
Zusätzliche Freitextangaben liefern häufig erste Hinweise darauf, warum bestimmte Ergebnisse auffällig sind.
Die Befragung erzeugt damit eine Datengrundlage – aber noch keinen Maßnahmenplan.
CARRARA macht Auffälligkeiten sichtbar und bearbeitbar
Im nächsten Schritt werden die Ergebnisse aufbereitet und systematisch ausgewertet.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Diagramme zu produzieren. Entscheidend ist vielmehr die Frage:
Wo bestehen Auffälligkeiten, die genauer betrachtet werden müssen?
Die quantitativen Ergebnisse und die Hinweise aus den Freitexten werden zusammengeführt. Daraus entsteht eine erste Übersicht über diejenigen Themen, die für die weitere Bearbeitung besonders relevant sind.
So wird aus einer umfangreichen Befragung eine strukturierte Auswahl konkreter Handlungsfelder.
Im Workshop werden aus Themen konkrete Probleme
Die ausgewählten Auffälligkeiten werden anschließend gemeinsam mit Beschäftigten in einem moderierten Workshop bearbeitet.
Dabei wird zunächst nicht nach Lösungen gesucht.
Der erste Schritt besteht darin, das jeweilige Problem möglichst genau zu beschreiben.
Was geschieht tatsächlich? In welchen Situationen tritt das Problem auf? Welche Arbeitsabläufe sind betroffen? Wer ist beteiligt? Welche organisatorischen Bedingungen spielen eine Rolle?
Diese Phase ist entscheidend.
Denn nur ein genau beschriebenes Problem ermöglicht später eine ebenso genaue Lösung.
Eine Hitliste schafft Prioritäten
Nicht jedes erkannte Problem kann gleichzeitig bearbeitet werden.
Deshalb werden die identifizierten Themen im weiteren Prozess priorisiert. Es entsteht eine Hitliste derjenigen Probleme, bei denen Handlungsbedarf besteht und deren Bearbeitung für die Beschäftigten und das Unternehmen besonders bedeutsam ist.
Damit konzentriert sich der weitere Prozess auf die Themen, bei denen Veränderungen tatsächlich erforderlich und sinnvoll sind.
Erst das Problem – dann die Lösung
Für die priorisierten Probleme werden anschließend Lösungsideen entwickelt.
Dabei wird bewusst zwischen Problemformulierung und Lösungsentwicklung getrennt.
Diese Reihenfolge verhindert, dass vorschnell Maßnahmen beschlossen werden, bevor überhaupt Klarheit darüber besteht, welches Problem gelöst werden soll.
Erst wenn Ursache, Situation und Auswirkungen ausreichend verstanden sind, kann gefragt werden:
Was können wir konkret verändern?
Aus den Lösungsideen werden geeignete Maßnahmen ausgewählt und verbindlich festgelegt.
Aus Maßnahmen wird ein Aktionsplan
Eine Maßnahme ist erst dann wirklich steuerbar, wenn feststeht, wer was bis wann erledigt.
Deshalb werden die vereinbarten Maßnahmen in einem Aktionsplan dokumentiert und mit Verantwortlichkeiten und Terminen versehen.
Aus der Befragung entsteht damit ein nachvollziehbarer betrieblicher Arbeitsprozess:
UMFRAGE → Datenaufbereitung → Auffälligkeiten → Workshop → Priorisierung → Problemformulierung → Lösungsideen → Maßnahmen → Verantwortliche und Termine → Aktionsplan
CARRARA endet deshalb nicht bei einer Präsentation von Befragungsergebnissen.
Das Ziel ist ein konkreter Aktionsplan.
Wirksamkeit gehört zum Verfahren
Mit der Umsetzung der Maßnahmen ist die Gefährdungsbeurteilung noch nicht abgeschlossen.
Es muss überprüft werden, ob die beschlossenen Veränderungen tatsächlich die gewünschte Wirkung erzielt haben.
Das kann je nach Problem durch Gespräche, erneute Betrachtung der Arbeitsbedingungen oder auch durch eine spätere Wiederholungsbefragung erfolgen.
Damit schließt sich der Kreis von der Ermittlung über die Veränderung bis zur Wirksamkeitskontrolle.
CARRARA macht aus Daten Veränderung
Der entscheidende Unterschied liegt deshalb nicht in der Befragung selbst.
Befragen können viele.
Die eigentliche methodische Aufgabe beginnt danach: Ergebnisse verstehen, Probleme präzisieren, Prioritäten setzen, Lösungen entwickeln und ihre Umsetzung verbindlich organisieren.
Genau dafür steht CARRARA.
CARRARA macht aus Befragungsdaten konkrete betriebliche Veränderung.
CHECK oder UMFRAGE – entscheidend ist die richtige Erkenntnisquelle
Eine gute Gefährdungsbeurteilung beginnt nicht mit einem Formular, sondern mit der Frage: Welche Informationen benötigen wir – und wer kann sie zuverlässig liefern?
Beim CHECK wird vorhandenes betriebliches Wissen strukturiert erschlossen. Bei der UMFRAGE werden die Erfahrungen und Wahrnehmungen der Beschäftigten selbst zur Erkenntnisquelle.
Beide Methoden haben dasselbe Ziel: die tatsächlichen Arbeitsbedingungen so genau zu ermitteln, dass Gefährdungen fachlich beurteilt und geeignete Maßnahmen entwickelt werden können.
Dabei gilt immer:
Ermitteln → verstehen → beurteilen → verändern → Wirksamkeit kontrollieren.
Das Formular ist der Anfang des Erkenntnisprozesses – nicht sein Ergebnis.
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als Projekt
Sie möchten die psychischen bzw. mentalen Arbeitsbelastungen in Ihrem Unternehmen systematisch untersuchen – ohne daraus ein endloses Befragungsprojekt zu machen?
Ich unterstütze Unternehmen bei der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung als eigenständiges Projekt – von der Konzeption der Mitarbeiterbefragung über die Auswertung und den moderierten Workshop bis zum konkreten Aktionsplan.
Mit CARRARA werden aus Befragungsergebnissen konkrete Handlungsfelder, aus Handlungsfeldern klar beschriebene Probleme und aus Problemen umsetzbare Maßnahmen.
Sie benötigen dafür keine laufende sicherheitstechnische Betreuung durch HILLEBRAND. Das Projekt kann unabhängig davon beauftragt werden.