Arbeitsschutz ist Führungsaufgabe. Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten im Unternehmen zu gewährleisten. In größeren, organisatorisch gegliederten oder projektorientierten Unternehmen kann er jedoch nicht alle damit verbundenen Aufgaben selbst wahrnehmen.
Deshalb können Aufgaben und Pflichten des Arbeitsschutzes auf zuverlässige und fachkundige Personen, insbesondere auf Führungskräfte mit entsprechenden Zuständigkeiten, übertragen werden.
Eine Pflichtenübertragung ist dabei mehr als eine Unterschrift unter einem Formular. Sie muss klar festlegen, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche übertragen werden und über welche Befugnisse die beauftragte Person verfügt. Verantwortung und Handlungsmöglichkeiten müssen zusammenpassen.
Eine gut geregelte Pflichtenübertragung schafft deshalb vor allem eines: klare Zuständigkeiten im betrieblichen Arbeitsschutz.
In diesem Beitrag
01 – Wer trägt die Verantwortung für den Arbeitsschutz?
Die grundlegende Verantwortung für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit trägt der Arbeitgeber. Er muss die erforderliche Arbeitsschutzorganisation schaffen, geeignete Maßnahmen treffen und dafür sorgen, dass diese im Unternehmen umgesetzt werden.
Mit zunehmender Größe und organisatorischer Gliederung eines Unternehmens verteilt sich die praktische Wahrnehmung dieser Aufgaben jedoch auf verschiedene Ebenen. Führungskräfte tragen innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs bereits aufgrund ihrer Stellung Verantwortung. Wer beispielsweise eine Abteilung, einen Standort, eine Produktion oder ein Projekt leitet und gegenüber Beschäftigten weisungsbefugt ist, hat auch die Belange des Arbeitsschutzes in diesem Bereich zu berücksichtigen.
Davon zu unterscheiden sind die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt. Sie beraten und unterstützen den Arbeitgeber und die Führungskräfte fachlich. Die Führungsverantwortung für den jeweiligen betrieblichen Bereich übernehmen sie dadurch nicht.
Bei größeren oder stärker gegliederten Unternehmen ist es deshalb sinnvoll – und für bestimmte Unternehmerpflichten erforderlich –, Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Befugnisse ausdrücklich zu regeln.
Arbeitsschutzverantwortung folgt der betrieblichen Organisation. Wer Verantwortung übertragen bekommt, muss aber auch die notwendigen Befugnisse zum Handeln besitzen.
02 – Wann ist eine schriftliche Pflichtenübertragung sinnvoll oder erforderlich?
Je größer und stärker gegliedert ein Unternehmen ist, desto wichtiger wird es, Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz eindeutig festzulegen. Das gilt insbesondere dann, wenn Führungskräfte nicht nur ihre allgemeinen Führungsaufgaben wahrnehmen, sondern konkrete Pflichten des Arbeitgebers eigenverantwortlich übernehmen sollen.
§ 13 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz ermöglicht dem Arbeitgeber, zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit zu beauftragen, ihm obliegende Aufgaben nach dem Arbeitsschutzgesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Auch die DGUV Vorschrift 1 sieht eine entsprechende schriftliche Pflichtenübertragung vor.
Eine solche Pflichtenübertragung kommt beispielsweise für Betriebsleiter, Standortleiter, Abteilungsleiter, Produktionsleiter oder Projektverantwortliche infrage. Entscheidend ist nicht die Stellenbezeichnung, sondern ob die Person aufgrund ihrer Funktion, Fachkunde und tatsächlichen Befugnisse in der Lage ist, die übertragenen Aufgaben wahrzunehmen.
Dabei reicht es nicht aus, lediglich allgemein „die Verantwortung für den Arbeitsschutz“ zu übertragen. Die Pflichtenübertragung muss konkret erkennen lassen,
- welche Aufgaben übertragen werden,
- für welchen Bereich die Verantwortung gilt,
- welche Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse bestehen und
- welche personellen, organisatorischen oder finanziellen Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Nicht möglichst viel Verantwortung übertragen, sondern Aufgaben, Zuständigkeiten und Befugnisse klar und nachvollziehbar regeln.
03 – Was muss in einer Pflichtenübertragung stehen?
Eine Pflichtenübertragung muss klar, konkret und auf den tatsächlichen Verantwortungsbereich der beauftragten Person zugeschnitten sein. Eine allgemeine Formulierung, nach der eine Führungskraft beispielsweise pauschal „für den Arbeitsschutz verantwortlich“ ist, reicht dafür nicht aus.
Für die beauftragte Person muss eindeutig erkennbar sein, welche Aufgaben sie übernimmt, für welchen betrieblichen Bereich sie verantwortlich ist und welche Befugnisse ihr zur Wahrnehmung dieser Aufgaben zur Verfügung stehen.
Dabei geht es nicht nur um Weisungsrechte. Wer Schutzmaßnahmen veranlassen und deren Umsetzung verantworten soll, benötigt auch die dafür erforderlichen Entscheidungsmöglichkeiten, organisatorischen Mittel und gegebenenfalls finanziellen Befugnisse.
Eine gute Pflichtenübertragung sollte deshalb die folgenden Punkte eindeutig regeln:
Welche Aufgaben konkret übertragen werden, hängt von der Funktion der Führungskraft und den betrieblichen Verhältnissen ab. Typische Aufgaben sind beispielsweise die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, Organisation und Dokumentation von Unterweisungen, Kontrolle von Betriebsanweisungen und Arbeitsmitteln, Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge, Zusammenarbeit mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, Einbindung von Fremdfirmen sowie Organisation von Erster Hilfe und Notfallmaßnahmen.
Auch die Kontrolle der Wirksamkeit getroffener Arbeitsschutzmaßnahmen gehört zu den Aufgaben, die ausdrücklich geregelt werden können.
Wichtig ist dabei: Die schriftlich beschriebenen Befugnisse müssen auch der betrieblichen Wirklichkeit entsprechen. Eine Führungskraft kann eine übertragene Aufgabe nur eigenverantwortlich wahrnehmen, wenn sie tatsächlich die Möglichkeit besitzt, erforderliche Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen zu veranlassen.
Eine Pflichtenübertragung ist nur dann sinnvoll, wenn Aufgaben, Verantwortungsbereich und Befugnisse klar festgelegt sind und zusammenpassen.
04 – Verantwortung braucht Befugnisse
Wer im Arbeitsschutz Verantwortung übernehmen soll, muss auch handeln können. Deshalb gehören Aufgaben, Verantwortung und Befugnisse bei einer Pflichtenübertragung untrennbar zusammen.
Eine Führungskraft kann beispielsweise dafür verantwortlich sein, festgestellte Gefährdungen zu beseitigen oder erforderliche Schutzmaßnahmen umzusetzen. Dazu benötigt sie jedoch die Möglichkeit, Beschäftigten verbindliche Anweisungen zu geben, organisatorische Entscheidungen zu treffen und erforderliche Maßnahmen zu veranlassen.
Je nach Aufgabenbereich können dazu auch finanzielle Befugnisse gehören. Muss beispielsweise ein ungeeignetes Arbeitsmittel ersetzt, eine technische Schutzmaßnahme beschafft oder eine externe Fachfirma beauftragt werden, muss klar sein, bis zu welchem Umfang die Führungskraft selbst entscheiden darf.
Reichen die eigenen Befugnisse oder Mittel für eine notwendige Maßnahme nicht aus, endet damit nicht die Verantwortung. Die Führungskraft muss den übergeordneten Verantwortlichen informieren und die erforderliche Entscheidung herbeiführen. Bei einer unmittelbar bestehenden Gefahr können zusätzlich vorläufige Sicherungsmaßnahmen erforderlich sein.
Deshalb sollte eine Pflichtenübertragung nicht nur beschreiben, was eine Führungskraft tun soll, sondern auch eindeutig festlegen, was sie entscheiden, anweisen und veranlassen darf.
Verantwortung ohne die erforderlichen Befugnisse funktioniert nicht. Wer Pflichten überträgt, muss auch die notwendigen Handlungsmöglichkeiten übertragen.
05 – Was bleibt beim Arbeitgeber?
Eine Pflichtenübertragung bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber seine Verantwortung für den Arbeitsschutz vollständig abgibt. Er bleibt dafür verantwortlich, eine geeignete betriebliche Arbeitsschutzorganisation zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
Bereits bei der Übertragung muss der Arbeitgeber sorgfältig auswählen. Die beauftragte Person muss für die vorgesehenen Aufgaben zuverlässig und fachkundig sein und aufgrund ihrer Stellung und Befugnisse tatsächlich in der Lage sein, die übertragenen Pflichten wahrzunehmen.
Der Arbeitgeber muss außerdem dafür sorgen, dass Aufgaben und Verantwortungsbereiche eindeutig abgegrenzt, notwendige Befugnisse eingeräumt und erforderliche personelle, organisatorische und finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt werden.
Auch nach der Übertragung bleibt eine Kontroll- und Überwachungspflicht bestehen. Der Arbeitgeber muss sich in angemessener Weise davon überzeugen, dass die übertragenen Aufgaben wahrgenommen werden und die Arbeitsschutzorganisation funktioniert.
Werden Mängel erkennbar, Zuständigkeiten unklar oder reichen die eingeräumten Befugnisse und Mittel nicht aus, muss der Arbeitgeber reagieren und die Organisation entsprechend anpassen.
Die Pflichtenübertragung verteilt damit Verantwortung innerhalb des Unternehmens – sie beseitigt die Verantwortung des Arbeitgebers nicht.
Pflichten können übertragen werden. Die Verantwortung für Auswahl, Organisation und angemessene Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber.
06 – Muster einer Pflichtenübertragung
Eine Pflichtenübertragung muss an die Organisation des Unternehmens, den Verantwortungsbereich der Führungskraft und ihre tatsächlichen Befugnisse angepasst werden. Das folgende Muster zeigt, wie Aufgaben, Zuständigkeiten und Handlungsmöglichkeiten konkret dokumentiert werden können.
Das Muster enthält unter anderem die Übertragung von Aufgaben zur Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, arbeitsmedizinischen Vorsorge, Zusammenarbeit mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, Einbindung von Fremdfirmen, Notfallorganisation und Wirksamkeitskontrolle. Außerdem kann eine finanzielle Entscheidungsbefugnis festgelegt werden.
Muster zunächst ansehen
Das PDF dient zur Ansicht und zeigt Aufbau und Inhalt des vollständigen Musters.
Muster bearbeiten und verwenden
Die Word-Datei kann an das Unternehmen angepasst werden. Insbesondere sollten Name und Funktion der beauftragten Person, Verantwortungsbereich, übertragene Aufgaben und Befugnisse sowie gegebenenfalls die finanzielle Entscheidungsgrenze konkret festgelegt werden.
Hinweis: Das Muster ist eine Arbeitshilfe. Eine Pflichtenübertragung sollte immer an die tatsächliche betriebliche Organisation und die konkreten Aufgaben und Befugnisse der beauftragten Person angepasst werden.
Pflichten können übertragen werden. Die Verantwortung für Auswahl, Organisation und angemessene Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber.
Pflichten und Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz richtig geregelt?
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