01 – Warum gehört Software-Ergonomie zum Arbeitsschutz?
Software ist heute für viele Beschäftigte ein wesentliches Arbeitsmittel. Ob Aufträge bearbeitet, Kundendaten gepflegt, Projekte gesteuert, Maschinen bedient oder Informationen dokumentiert werden – die Gestaltung der eingesetzten Software beeinflusst unmittelbar, wie Menschen arbeiten.
Unübersichtliche Bildschirmmasken, schwer verständliche Begriffe, unnötig komplizierte Bedienabläufe, häufige Unterbrechungen oder schlecht erkennbare Fehlermeldungen können die Arbeit erschweren. Sie kosten Zeit, erhöhen die Fehleranfälligkeit und können zu zusätzlichen Belastungen führen.
Deshalb gehört zur Gefährdungsbeurteilung von Bildschirmarbeit nicht nur die klassische Ergonomie von Bildschirm, Tisch, Stuhl und Arbeitsumgebung. Auch die Software und ihre Benutzeroberfläche müssen zur Arbeitsaufgabe und zu den Beschäftigten passen.
Eine ergonomisch gestaltete Software unterstützt dagegen den Menschen: Informationen sind verständlich, Arbeitsschritte nachvollziehbar, Fehler können korrigiert werden und häufig benötigte Funktionen sind einfach erreichbar.
Software-Ergonomie bedeutet deshalb nicht nur Benutzerfreundlichkeit. Sie ist ein Bestandteil menschengerecht gestalteter Arbeit.
02 – Welche Anforderungen muss ergonomische Software erfüllen?
Ergonomische Software soll Beschäftigte dabei unterstützen, ihre Arbeitsaufgaben verständlich, effizient und möglichst fehlerarm zu erledigen. Entscheidend ist deshalb nicht, wie modern oder umfangreich eine Anwendung ist, sondern wie gut sie zur tatsächlichen Arbeit passt.
Wichtige Anforderungen betreffen insbesondere:
Verständlichkeit & Klarheit: Funktionen, Begriffe, Symbole und Informationen müssen leicht erkennbar und verständlich sein. Auch Fehlermeldungen sollten erklären, was passiert ist und wie das Problem behoben werden kann.
Effizienz & Arbeitsfluss: Häufig benötigte Arbeitsschritte sollten ohne unnötige Umwege möglich sein. Wartezeiten, vermeidbare Unterbrechungen oder komplizierte Abläufe können die Arbeit zusätzlich belasten.
Steuerung & Dialogführung: Beschäftigte sollten Abläufe beeinflussen, Eingaben korrigieren und zwischen Arbeitsschritten wechseln können, ohne in starren Bedienfolgen „gefangen“ zu sein.
Anpassbarkeit & Individualisierung: Soweit es für die Tätigkeit sinnvoll ist, sollten Darstellung, häufig benötigte Funktionen oder Arbeitsabläufe an unterschiedliche Aufgaben und Bedürfnisse angepasst werden können.
Robustheit & Fehlerbehandlung: Software sollte stabil funktionieren, Eingabefehler möglichst tolerieren und verständliche Möglichkeiten zur Korrektur oder Wiederherstellung anbieten.
Ob diese Anforderungen in der täglichen Arbeit tatsächlich erfüllt werden, können häufig diejenigen am besten beurteilen, die mit der Software arbeiten: die Beschäftigten selbst.
03 – Wie lässt sich Software-Ergonomie ermitteln?
Ob eine Software ergonomisch gestaltet ist, lässt sich nur begrenzt von außen beurteilen. Eine Benutzeroberfläche kann übersichtlich aussehen und trotzdem bei der täglichen Arbeit zu unnötigen Arbeitsschritten, Unterbrechungen oder wiederkehrenden Fehlern führen.
Für die Gefährdungsbeurteilung sind deshalb zwei unterschiedliche Blickrichtungen sinnvoll:
CHECK – die Software strukturiert prüfen:
Gemeinsam mit einer geeigneten betrieblichen Ansprechperson können Arbeitsaufgabe, eingesetzte Software, typische Abläufe und bekannte Probleme systematisch betrachtet werden. Der CHECK eignet sich insbesondere, um die betrieblichen Rahmenbedingungen und erkennbare ergonomische Anforderungen zu prüfen.
UMFRAGE – die Beschäftigten fragen:
Wer täglich mit einer Software arbeitet, kennt ihre Stärken und Schwächen aus der Praxis. Beschäftigte können beurteilen, ob Begriffe verständlich sind, Arbeitsabläufe funktionieren, Eingaben korrigiert werden können oder die Software regelmäßig zu unnötigen Unterbrechungen und Umwegen führt.
Für diese Ermittlung nutzt Arbeitssicherheit Hillebrand eine strukturierte Microsoft-Forms-UMFRAGE zur Software-Ergonomie. Dabei wird jede relevante Software oder Anwendung separat betrachtet.
Die Beschäftigten bewerten unter anderem:
Verständlichkeit & Klarheit · Effizienz & Arbeitsfluss · Steuerung & Dialogführung · Anpassbarkeit & Individualisierung · Robustheit & Fehlerbehandlung
So entstehen aus allgemeinen Aussagen zur „Benutzerfreundlichkeit“ konkrete Hinweise auf mögliche Belastungen und Verbesserungsmöglichkeiten am tatsächlichen Arbeitsplatz.
04 – Von der UMFRAGE zur Gefährdungsbeurteilung
Eine UMFRAGE liefert zunächst Hinweise auf mögliche Belastungen – sie ist noch nicht die Gefährdungsbeurteilung selbst. Auffällige Antworten müssen ausgewertet und bei Bedarf genauer betrachtet werden.
Zeigt sich beispielsweise, dass Beschäftigte häufig unnötige Arbeitsschritte ausführen, Fehlermeldungen nicht verstehen oder bestimmte Bedienabläufe als störend empfinden, wird zunächst geklärt: Was genau ist das Problem, bei welcher Tätigkeit tritt es auf und welche Auswirkungen hat es auf die Arbeit?
Je nach Fragestellung kann die weitere Klärung durch Gespräche mit Beschäftigten, eine Besichtigung des Arbeitsplatzes oder die gemeinsame Betrachtung konkreter Arbeitsabläufe und Bildschirmmasken erfolgen. Bei komplexeren Problemen kann auch ein Workshop sinnvoll sein.
Erst anschließend werden die Ergebnisse bewertet und geeignete Maßnahmen festgelegt. Das können beispielsweise Änderungen an Einstellungen oder Benutzeroberflächen, vereinfachte Arbeitsabläufe, Schulungen oder – soweit betrieblich möglich – Anpassungen der eingesetzten Software sein.
Für jede Maßnahme sollten Verantwortlichkeit und Termin festgelegt werden. Abschließend wird geprüft, ob die Veränderung tatsächlich zu einer Verbesserung geführt hat.
Ermitteln → konkretisieren → bewerten → Maßnahmen festlegen → Verantwortlichkeit und Termin bestimmen → umsetzen → Wirksamkeit kontrollieren
Software-Ergonomie bedeutet deshalb nicht nur Benutzerfreundlichkeit. Sie ist ein Bestandteil menschengerecht gestalteter Arbeit.
05 – Software-Ergonomie in der Praxis verbessern
Software-Ergonomie lässt sich nicht allein anhand technischer Kriterien beurteilen. Entscheidend ist, wie Beschäftigte mit einer Anwendung tatsächlich arbeiten und an welchen Stellen unnötige Belastungen, Fehler oder Zeitverluste entstehen.
Arbeitssicherheit Hillebrand verbindet deshalb die UMFRAGE der Beschäftigten mit der anschließenden fachlichen Bewertung. Auffälligkeiten werden konkretisiert und – soweit erforderlich – gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten, Führungskräften oder der IT betrachtet.
Dabei geht es beispielsweise um unnötige Arbeitsschritte, unübersichtliche Bildschirmmasken, häufige Fehlermeldungen, schlecht verständliche Bedienabläufe, Medienbrüche oder wiederkehrende Störungen im Arbeitsfluss.
Nicht jedes Problem erfordert eine neue Software. Häufig können bereits angepasste Einstellungen, veränderte Arbeitsabläufe, bessere Konfigurationen, gezielte Schulungen oder organisatorische Maßnahmen die Arbeit deutlich verbessern.
Das Ziel ist nicht die perfekte Software. Das Ziel ist eine Software, mit der Menschen sicher, verständlich und möglichst belastungsarm arbeiten können.
Sie möchten die Software-Ergonomie in Ihrem Unternehmen untersuchen?
Mit einer strukturierten Mitarbeiterbefragung können wir sichtbar machen, an welchen Stellen die eingesetzte Software Beschäftigte im Arbeitsalltag unterstützt – und wo konkrete Belastungen oder Verbesserungspotenziale bestehen.
Sie haben eine Frage zum Arbeitsschutz?
Schildern Sie mir kurz Ihr Anliegen. Ich melde mich persönlich bei Ihnen.