Eine Gefährdungsbeurteilung ist ein Prozess – kein einmalig ausgefülltes Formular. Sie beginnt mit der Frage, welche Tätigkeiten und Arbeitsbereiche betrachtet werden müssen, und endet nicht mit der Festlegung von Maßnahmen.
Systematisch durchgeführt führt sie von der Ermittlung und Bewertung der Gefährdungen über die Festlegung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen bis zur Wirksamkeitskontrolle und Fortschreibung.
Die einzelnen Arbeitsschritte bauen aufeinander auf. Entscheidend ist dabei nicht die Anzahl der Dokumente, sondern ob die tatsächlich vorhandenen Gefährdungen vollständig, nachvollziehbar und praxisnah beurteilt werden.
Gefährdungsbeurteilung ist kein Dokument, sondern ein fortlaufender Prozess.
In diesem Beitrag
01 – Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen
Am Anfang steht die tatsächliche Arbeit. Zunächst wird festgelegt, welche Arbeitsbereiche und Tätigkeiten betrachtet werden müssen. Dabei können beispielsweise Büro, Werkstatt, Produktion, Lager, Außendienst oder Homeoffice unterschiedliche Arbeitsbedingungen aufweisen.
Entscheidend ist nicht allein der Ort. Auch innerhalb eines Arbeitsbereichs können sich Tätigkeiten, verwendete Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe und organisatorische Bedingungen deutlich unterscheiden. Deshalb muss die Gefährdungsbeurteilung so gegliedert werden, dass vergleichbare Tätigkeiten sinnvoll zusammengefasst und besondere Situationen gesondert betrachtet werden können.
Erst wenn klar ist, wer welche Tätigkeit unter welchen Bedingungen ausführt, können die dabei tatsächlich auftretenden Gefährdungen systematisch ermittelt werden.
Nicht das Formular bestimmt die Gliederung – die tatsächlichen Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen tun es.
02 – Gefährdungen ermitteln und beurteilen
Sind Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festgelegt, werden die damit verbundenen Gefährdungen und Belastungen ermittelt. Dabei geht es darum zu erkennen, was Beschäftigte bei ihrer tatsächlichen Arbeit gefährden oder beeinträchtigen kann.
Je nach Fragestellung eignen sich unterschiedliche Methoden. Die Ermittlung kann beispielsweise durch CHECK, UMFRAGE, Besichtigung, Gespräch oder Messung erfolgen. Auffälligkeiten und Hinweise können anschließend gezielt konkretisiert und vertieft werden.
Die Ermittlung allein ist jedoch noch keine Gefährdungsbeurteilung. Die gewonnenen Informationen müssen fachlich bewertet werden: Wie relevant ist die festgestellte Gefährdung? Wie wahrscheinlich und wie schwerwiegend können mögliche Folgen sein? Besteht Handlungsbedarf?
→ CHECK oder UMFRAGE? – Gefährdungen richtig ermitteln
Ermitteln liefert Erkenntnisse – erst die fachliche Bewertung zeigt, wo Handlungsbedarf besteht.
03 – Schutzziele und Maßnahmen festlegen
Aus der Bewertung ergibt sich, wo Maßnahmen erforderlich sind. Bevor einzelne Lösungen festgelegt werden, sollte klar sein, welches Schutzziel erreicht werden soll: Welche Gefährdung soll vermieden oder verringert und welcher sichere Zustand hergestellt werden?
Anschließend werden geeignete Maßnahmen ausgewählt. Dabei gilt der Grundsatz, Gefährdungen möglichst an ihrer Ursache zu beseitigen oder zu reduzieren. Technische und organisatorische Lösungen haben grundsätzlich Vorrang vor Maßnahmen, die allein vom richtigen Verhalten der Beschäftigten abhängen.
Maßnahmen müssen konkret und umsetzbar beschrieben werden. Dazu gehört auch festzulegen, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann sie erfolgen soll.
Erst das Schutzziel klären – dann die geeignete Maßnahme festlegen, Verantwortlichkeit bestimmen und Termin setzen.
04 – Maßnahmen umsetzen und Wirksamkeit kontrollieren
Festgelegte Maßnahmen müssen tatsächlich umgesetzt werden. Verantwortlichkeiten und Termine sorgen dafür, dass aus der Gefährdungsbeurteilung konkrete betriebliche Veränderungen entstehen und offene Maßnahmen nachvollziehbar verfolgt werden können.
Mit der Umsetzung ist der Prozess jedoch noch nicht abgeschlossen. Anschließend muss geprüft werden, ob die Maßnahme das festgestellte Problem tatsächlich beseitigt oder ausreichend reduziert hat. Die Wirksamkeitskontrolle kann je nach Thema beispielsweise durch Besichtigung, Gespräch, Rückmeldung der Beschäftigten, Messung oder erneute Befragung erfolgen.
Zeigt die Kontrolle, dass das Schutzziel nicht erreicht wurde oder neue Probleme entstanden sind, müssen die Maßnahmen angepasst oder ergänzt werden.
Eine Maßnahme ist erst abgeschlossen, wenn ihre Wirksamkeit überprüft wurde.
05 – Dokumentieren und fortschreiben
Die Gefährdungsbeurteilung muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Erkennbar sein sollten insbesondere die festgestellten Gefährdungen, ihre Bewertung, die festgelegten Maßnahmen sowie Verantwortlichkeiten, Termine und die Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle.
Die Dokumentation ist jedoch kein statischer Abschlussbericht. Verändern sich Tätigkeiten, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe, Räume oder Arbeitsabläufe, können neue Gefährdungen entstehen oder bisherige Bewertungen ihre Gültigkeit verlieren. Auch Unfälle, Beinaheereignisse oder neue Erkenntnisse können Anlass für eine Überprüfung sein.
Die Gefährdungsbeurteilung wird deshalb anlassbezogen überprüft und fortgeschrieben. Auch ohne konkreten Anlass sollte im betrieblichen Arbeitsschutz regelmäßig geprüft werden, ob sie noch zur tatsächlichen Arbeit passt und die festgelegten Maßnahmen weiterhin wirksam sind.
Dokumentieren schafft Nachvollziehbarkeit – Fortschreiben hält die Gefährdungsbeurteilung aktuell und wirksam.
Gefährdungsbeurteilung als kontinuierlichen Prozess steuern
Die einzelnen Arbeitsschritte bilden keinen einmaligen linearen Ablauf. Nach der Wirksamkeitskontrolle und Fortschreibung beginnt der Prozess bei Veränderungen oder neuen Erkenntnissen erneut. Gefährdungsbeurteilung ist deshalb eine dauerhafte Managementaufgabe im Arbeitsschutz.
Damit sie im betrieblichen Alltag funktioniert, müssen Gefährdungsbeurteilungen mit anderen Aufgaben des Arbeitsschutzes verbunden werden. Erkenntnisse können beispielsweise zu Unterweisungen, Prüfungen von Arbeitsmitteln, arbeitsmedizinischer Vorsorge oder organisatorischen Veränderungen führen. Umgekehrt können Ergebnisse aus Begehungen, Unterweisungen, Prüfungen oder Beschäftigtenrückmeldungen Anlass sein, eine Gefährdungsbeurteilung erneut zu betrachten.
So entsteht aus einzelnen Dokumenten ein gesteuerter Arbeitsschutzprozess, in dem Erkenntnisse aufgenommen, Maßnahmen verfolgt und Veränderungen kontinuierlich berücksichtigt werden.
Gefährdungsbeurteilung ist kein Projekt mit Enddatum – sie ist ein kontinuierlicher Steuerungsprozess im Arbeitsschutz.
Gefährdungsbeurteilungen strukturiert und praxisnah erstellen.
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